Control de Stock
Cómo activar el rastreo de inventario, configurar la política de stock, consultar existencias, hacer ajustes manuales y leer el Kardex.
Esta guía explica cómo funciona el control de inventario en Fiscalízame: cómo activar el rastreo de stock por producto, consultar existencias por establecimiento, realizar ajustes manuales y leer el historial de movimientos (Kardex).
Qué es el Control de Stock
El módulo de inventario permite llevar un registro de las existencias de cada producto en cada establecimiento de su organización. Cuando está activo:
- Las ventas confirmadas descuentan automáticamente el stock del establecimiento correspondiente
- Las órdenes invalidadas restauran automáticamente las cantidades
- Puede realizar ajustes manuales para reflejar conteos fisicos, mermas, devoluciones y otros movimientos
- Cada movimiento queda registrado en el Kardex del producto con trazabilidad completa
El control de stock es una funcionalidad que debe estar habilitada para su organización. Si no ve la opción de "Inventario" en el menú lateral, contacte al administrador del sistema.
El comportamiento cuando un producto no tiene existencias suficientes depende de la política de inventario configurada para su organización. Consulte la sección Política de Inventario más abajo para conocer las opciones disponibles.
Política de Inventario
La política de inventario define cómo se comporta el sistema cuando se intenta vender un producto sin existencias suficientes. Esta configuración se aplica a nivel de organización y afecta tanto la creación de órdenes como el punto de venta (POS).
PolíticaComportamientoPermitir stock negativoLas ventas se procesan sin restricciones. El stock puede quedar en valores negativos y se puede regularizar después con un ajuste manual. Esta es la opción predeterminada.Advertir stock insuficienteSe muestra una advertencia cuando el stock es insuficiente, pero se permite continuar con la venta si el usuario confirma.Bloquear venta sin stockNo se permite procesar la venta si el producto no tiene existencias suficientes en el establecimiento seleccionado.
La política de inventario es configurada por el administrador del sistema para cada organización. Si necesita cambiar esta configuración, contacte al administrador.
La política solo aplica a productos que tienen el rastreo de inventario activado. Los productos sin rastreo (como servicios) no se ven afectados por esta configuración.
Activar o Desactivar el Rastreo por Producto
Configure el rastreo de inventario en cada producto
Cada producto tiene una opción de "Rastrear Inventario" que controla si el sistema lleva el control de existencias para ese producto.
- Activado — el producto aparece en la pantalla de inventario, las ventas descuentan stock automáticamente y puede realizar ajustes manuales
- Desactivado — el producto no participa en el control de inventario (ideal para servicios o productos que no requieren seguimiento)
Por defecto, el rastreo se asigna automáticamente según el tipo de ítem:
Tipo de ÍtemRastreo por DefectoBienActivadoBien y ServicioActivadoServicioDesactivadoPara cambiar esta configuración:
- Navegue a Productos en el menú lateral
- Haga clic en el producto que desea modificar
- En la pantalla de edición, busque el interruptor "Rastrear Inventario"
- Active o desactive según necesite
- Guarde los cambios
Al activar el rastreo en un producto que no lo tenía, el stock inicial será cero en todos los establecimientos. Deberá registrar un ajuste de tipo "Inventario Inicial" para establecer las cantidades correctas.
Consultar Existencias
Vea el stock actual de sus productos
Para consultar las existencias:
- En el menú lateral, haga clic en "Inventario"
- Verá la tabla de niveles de stock con todos los productos que tienen rastreo activo
Filtros Disponibles
- Buscar — encuentre productos por nombre o código
- Establecimiento — filtre por un establecimiento específico o vea el total consolidado de todos los establecimientos
- Estado de Stock — filtre por "Con stock", "Sin stock" o "Stock negativo"
Indicadores de EstadoIndicadorSignificadoEn stockCantidad mayor a ceroSin stockCantidad igual a ceroNegativoCantidad menor a cero (se vendió más de lo registrado)
Use el filtro de "Todos (total consolidado)" para ver cuántas unidades tiene en total de cada producto sumando todos sus establecimientos. Cambie a un establecimiento específico para ver las existencias de esa ubicación.
Ajustes Manuales de Stock
Registre movimientos manuales de inventario
Los ajustes manuales permiten corregir las existencias cuando hay diferencias entre el stock del sistema y el stock físico real.
Para realizar un ajuste:
- En la tabla de inventario, haga clic en el menú de acciones (tres puntos) del producto que desea ajustar
- Seleccione "Ajustar stock"
- Complete el formulario de ajuste
Campos del Formulario de AjusteCampoDescripciónEstablecimientoUbicación donde se aplica el ajusteTipo de AjusteEntrada (aumenta stock), Salida (reduce stock) o Inventario InicialCantidadNúmero de unidades a ajustar (siempre positivo)MotivoRazón del ajuste (ver opciones abajo)Tipos de AjusteTipoEfectoUso TípicoInventario InicialAumenta stockEstablecer existencias al comenzar a usar el sistemaEntradaAumenta stockCompras, devoluciones de clientes, correccionesSalidaReduce stockMermas, daños, productos vencidos, robosMotivos Predefinidos
- Conteo físico — ajuste por diferencia entre stock físico y del sistema
- Inventario inicial — carga inicial de existencias
- Merma o daño — productos dañados o deteriorados
- Devolución de cliente — producto devuelto por un cliente
- Corrección de error — rectificación de un registro incorrecto
- Producto vencido — productos expirados retirados del inventario
- Robo o pérdida — productos faltantes
- Otro — permite ingresar una nota personalizada
Cada ajuste queda registrado permanentemente en el Kardex del producto con la fecha, el usuario que lo realizó, el motivo y las cantidades antes y después del ajuste. Asegúrese de seleccionar el motivo correcto para mantener un historial confiable.
Leer el Kardex
Consulte el historial completo de movimientos de un producto
El Kardex es el registro histórico de todos los movimientos de inventario de un producto. Para consultarlo:
- En la tabla de inventario, haga clic en el menú de acciones del producto
- Seleccione "Ver Kardex"
Información que Muestra el KardexCada fila del Kardex representa un movimiento y muestra:
ColumnaDescripciónFechaFecha y hora del movimientoTipoTipo de movimiento con etiqueta de colorEstablecimientoUbicación donde ocurrió el movimientoCantidadUnidades del movimiento (positivo para entradas, negativo para salidas)AntesCantidad en stock antes del movimientoDespuésCantidad en stock después del movimientoNotasMotivo o detalle del movimientoUsuarioQuien realizó o generó el movimientoTipos de MovimientoTipoEfectoDescripciónVentaSalidaDescuento automático al confirmar una ordenReversión de VentaEntradaRestauración automática al invalidar una ordenCompraEntradaIngreso por compra de mercaderíaAjuste de EntradaEntradaAjuste manual que aumenta stockAjuste de SalidaSalidaAjuste manual que reduce stockTransferencia EntranteEntradaMercadería recibida de otro establecimientoTransferencia SalienteSalidaMercadería enviada a otro establecimientoInventario InicialEntradaCarga inicial de existenciasFiltros del KardexPuede filtrar el historial de movimientos por:
- Establecimiento — ver movimientos de una ubicación específica
- Tipo de movimiento — filtrar por ventas, ajustes, transferencias, etc.
- Rango de fechas — limitar el período consultado
Las columnas "Antes" y "Después" le permiten verificar que las cantidades son consistentes. Si nota una discrepancia entre el valor "Después" de un movimiento y el valor "Antes" del siguiente, puede indicar un problema que debe investigarse.
Permisos Necesarios
El acceso al módulo de inventario está controlado por los siguientes permisos:
PermisoPermiteVer inventarioConsultar niveles de stock y la tabla de existenciasAjustar inventarioRealizar ajustes manuales de stockVer movimientosConsultar el Kardex de productos
Los permisos se configuran por rol de usuario. Consulte la guía Gestión de Usuarios y Roles para más detalles sobre cómo asignar permisos.