Crear Órdenes de Venta

Cómo crear órdenes de venta, seleccionar productos, personalizar nombres por ítem y confirmar transacciones.

Esta guía explica cómo crear órdenes de venta en Fiscalízame. Las órdenes son el punto de partida para todas las ventas: al confirmar una orden, el sistema genera automáticamente el documento tributario electrónico (DTE) correspondiente y lo transmite al Ministerio de Hacienda.

Requisitos Previos

Paso 1: Acceder al Formulario de Creación

Navegue a la sección de Órdenes

  • En el menú lateral, haga clic en "Órdenes"
  • Verá la lista de órdenes existentes de su organización
  • Haga clic en el botón "Crear Orden" en la esquina superior derecha

Paso 2: Seleccionar el Cliente

Elija el cliente para la orden

En el campo "Cliente", busque y seleccione el cliente al que le realizará la venta. El buscador le permite encontrar clientes por nombre, NIT o NRC.

Al seleccionar un cliente, el sistema automáticamente:

  • Usa la lista de precios configurada para ese cliente al resolver precios de productos
  • Determina el tipo de DTE que se generará (Factura, Crédito Fiscal, etc.)
  • Establece el correo electrónico como destinatario del DTE

El tipo de DTE se determina automáticamente según el tipo de cliente. Por ejemplo, un cliente corporativo genera un Comprobante de Crédito Fiscal, mientras que un cliente minorista genera una Factura de Consumidor Final. Para más detalles, consulte la guía Cómo Agregar Clientes.

Paso 3: Agregar Productos

Seleccione los productos y cantidades

En la sección de "Productos", agregue los ítems que el cliente está comprando:

  • Use el buscador de productos para encontrar el producto por nombre o código
  • Seleccione el producto para agregarlo a la orden
  • Ajuste la cantidad según lo requerido
  • Repita para agregar más productos

Resolución de PreciosAl agregar un producto, el sistema busca automáticamente el precio correcto usando la lista de precios del cliente. Si el producto no tiene precio en esa lista, el sistema busca en la lista padre (cadena de respaldo) hasta encontrar un precio.

Precio VariableSi un producto tiene la opción de "Precio Variable" activada, podrá modificar su precio directamente en la orden. Esto es útil para productos cuyo precio se negocia con el cliente.

Indicadores de StockSi su organización tiene el control de stock habilitado, al agregar un producto que rastrea inventario verá un indicador de existencias junto a cada línea:

  • En stock — hay existencias disponibles en el establecimiento seleccionado
  • Sin stock — no hay existencias registradas
  • Stock negativo — las existencias son menores a cero

El comportamiento cuando un producto no tiene existencias suficientes depende de la política de inventario de su organización: puede permitir la venta sin restricciones, mostrar una advertencia que requiere confirmación, o bloquear la venta por completo. El stock se descuenta automáticamente al confirmar la orden. Para más detalles, consulte la guía Control de Stock.

Descuento por LíneaPuede aplicar un **porcentaje de descuento** a cada línea de producto individualmente. El descuento se aplica sobre el precio unitario antes de calcular el total de la línea.

Personalizar el Nombre de un ÍtemSi necesita que una línea muestre un nombre distinto al del catálogo, puede personalizar el nombre del producto directamente en la orden sin modificar la ficha original del producto.

  • Agregue el producto a la orden normalmente
  • En la línea del ítem, haga clic en el botón de más opciones (icono de tres puntos)
  • Seleccione "Personalizar nombre"
  • Escriba el nombre que desea mostrar en esa línea
  • Presione Enter para guardar el cambio

Cuando el ítem tiene un nombre personalizado, la orden muestra una etiqueta "Personalizado" para que pueda identificarlo fácilmente. Si desea volver al nombre original del catálogo, abra el mismo menú y haga clic en "Restaurar".

El nombre personalizado se aplica solo a ese ítem dentro de la orden. No cambia el nombre del producto en el catálogo. Ese nombre también se usa como descripción del ítem en el DTE generado a partir de la orden.

Para conocer cómo funciona el sistema de precios y listas de precios, consulte la guía Listas de Precios.

Paso 4: Configurar Detalles de la Venta

Complete la información adicional de la orden

Método de PagoSeleccione el método de pago de la venta. Las opciones siguen el catálogo oficial del MH (CAT-017) e incluyen:

  • Billetes y monedas — pago en efectivo
  • Tarjeta Débito / Crédito — pago con tarjeta
  • Transferencia / Depósito Bancario — pago electrónico
  • Cheque — cheque bancario
  • Y otros métodos como dinero electrónico, Bitcoin, giro bancario, etc.

Establecimiento y Punto de VentaSeleccione el establecimiento y el punto de venta desde donde se procesa la venta. Estos determinan el número de control del DTE que se generará.

Si tiene un establecimiento y punto de venta predeterminados, estos se seleccionarán automáticamente. Puede cambiarlos si necesita registrar la venta desde otra ubicación.

Otros CamposCampoObligatorioDescripción**Fecha de Entrega**SíFecha comprometida para la entrega de los productos**Correo del Destinatario DTE**NoCorreo electrónico donde se enviará el DTE. Por defecto usa el correo del cliente**Notas**NoObservaciones internas sobre la orden ---

Paso 5: Revisar Totales

Verifique los montos de la orden

Antes de guardar, revise los totales calculados automáticamente:

ConceptoDescripciónSubtotalSuma de todos los productos (precio x cantidad - descuentos)IVA (13%)Impuesto al Valor Agregado calculado sobre el subtotalTotalMonto final a pagar (subtotal + IVA)

Recuerde que los precios de los productos ya incluyen IVA. El desglose de IVA que se muestra es informativo y se calcula automáticamente para el DTE. Fiscalizame usa la librería Brick/Money para garantizar precisión en todos los cálculos monetarios.

Paso 6: Guardar y Confirmar la Orden

Guarde la orden y confirmela para generar el DTE

Haga clic en "Crear Orden" para guardar la orden. La orden se creará con estado Borrador.

Estados de una OrdenLas órdenes pasan por los siguientes estados:

EstadoDescripciónBorradorLa orden fue creada pero aún no se ha procesado. Puede editarla librementeConfirmadaLa orden fue confirmada. Aún puede editarla si necesita hacer correccionesPendiente MHEl DTE fue generado y está esperando respuesta del Ministerio de HaciendaActivaEl DTE fue aceptado exitosamente por el Ministerio de HaciendaTransmisión FallidaHubo un error al transmitir el DTE. Puede editar la orden y reintentarInvalidadaLa orden y su DTE fueron anuladosCanceladaLa orden fue cancelada antes de generar el DTEConfirmar la OrdenAl hacer clic en el botón "Confirmar" en la vista de detalle, la orden pasa a estado Confirmada. Luego puede generar el DTE:

  • Haga clic en "Generar DTE" para iniciar la generación del documento tributario
  • El sistema genera el DTE correspondiente, lo firma digitalmente y lo coloca en la cola de transmisión
  • El DTE se transmite al Ministerio de Hacienda para su validación
  • Si la transmisión es exitosa, la orden pasa a estado Activa

Una vez que la orden está Activa (DTE aceptado por el MH), no podrá editarla. Las órdenes en estado Borrador, Confirmada o Transmisión Fallida aún pueden editarse. Si necesita corregir una orden activa, deberá emitir una Nota de Crédito.

Mientras la orden siga siendo editable, también puede ajustar el nombre personalizado de cualquier ítem agregado previamente.

Paso 7: Operaciones Adicionales

Conozca las operaciones disponibles sobre órdenes

Marcar como PagadaDesde la lista de órdenes, puede marcar una o varias órdenes como pagadas. Esto es útil para llevar el control de las cuentas por cobrar, especialmente en ventas a crédito.

Fusionar OrdenesSi tiene varias órdenes en borrador para el mismo cliente, puede fusionarlas en una sola orden antes de confirmar. Esto combina todos los productos en una única orden y genera un solo DTE.

Después de la ConfirmaciónUna vez que la orden está activa y el DTE fue generado, puede realizar las siguientes acciones:

  • Ver el DTE generado con todos sus detalles
  • Descargar el PDF del documento tributario
  • Reenviar por correo el DTE al cliente
  • Emitir Notas de Crédito o Débito si necesita hacer correcciones

Para conocer en detalle el proceso de generación y gestión de DTEs, consulte la guía Generar y Gestionar DTEs.

Resumen de Campos

CampoObligatorioDescripciónClienteSíDetermina tipo de DTE y lista de preciosProductosSíAl menos un producto con cantidadMétodo de PagoSíEfectivo, tarjeta, transferencia, cheque, etc.EstablecimientoSíUbicación desde donde se procesa la ventaPunto de VentaSíTerminal que procesa la transacciónFecha de EntregaSíFecha comprometida para entregaCorreo DTENoDestinatario del documento electrónicoNotasNoObservaciones internas