Crear Órdenes de Venta

Cómo crear órdenes de venta, seleccionar productos, personalizar nombres por ítem y confirmar transacciones.

Esta guía explica cómo crear y editar órdenes de venta en Fiscalízame. Las órdenes son el punto de partida para todas las ventas: a partir de una orden, el sistema genera el documento tributario electrónico (DTE) correspondiente y lo transmite al Ministerio de Hacienda.

Requisitos Previos

• Tener al menos un producto activo registrado (ver Cómo Agregar Productos)
• Tener al menos un cliente registrado (ver Cómo Agregar Clientes)
• Tener configurados los establecimientos y puntos de venta (ver Establecimientos y Puntos de Venta)

Paso 1: Acceder al Formulario de Creación

Navegue a la sección de Órdenes

• En el menú lateral, haga clic en "Órdenes"
• Verá la lista de órdenes existentes de su organización
• Haga clic en el botón "Crear Orden" en la esquina superior derecha

Paso 2: Seleccionar el Cliente

Elija el cliente para la orden

En el campo "Cliente", busque y seleccione el cliente al que le realizará la venta. El buscador le permite encontrar clientes por nombre, NIT o NRC.

Al seleccionar un cliente, el sistema automáticamente:

• Usa la lista de precios configurada para ese cliente al resolver precios de productos
• Determina el tipo de DTE que se generará (Factura, Crédito Fiscal, etc.)
• Establece el correo electrónico como destinatario del DTE

Debajo del cliente verá una línea con lo que esa elección implica: "Se emitirá Factura (FE) · Lista de precios: Detalle". Si necesita otro documento, haga clic en "Cambiar documento": se abre la sección "Más opciones" con el tipo de DTE listo para cambiarlo.

Paso 3: Agregar Productos

Seleccione los productos y cantidades

En la sección de "Productos", agregue los ítems que el cliente está comprando desde el buscador "Buscar producto para agregarlo...", que ya tiene el foco al abrir el formulario:

• Escriba parte del nombre del producto y elija el resultado: se agrega una línea con cantidad 1 y el cursor pasa a la cantidad
• Ajuste la cantidad si hace falta y presione Enter: el cursor vuelve al buscador para agregar el siguiente producto
• Si elige un producto que ya está en la orden, su línea suma una unidad en lugar de repetirse
• Para cambiar el producto de una línea, haga clic en su nombre o abra el menú de más opciones (icono de tres puntos) y elija "Cambiar producto"; el icono de papelera quita la línea

Resolución de precios

Al agregar un producto, el sistema busca automáticamente el precio correcto usando la lista de precios del cliente. Si el producto no tiene precio en esa lista, el sistema busca en la lista padre (cadena de respaldo) hasta encontrar un precio.

Precio variable

Si un producto se vende con "Precio variable" (sección "Venta e inventario" de su formulario), podrá modificar su precio directamente en la orden, siempre que su rol incluya, en la sección Órdenes, el permiso de vender un producto de precio variable a un precio distinto al de su lista. Esto es útil para productos cuyo precio se negocia con el cliente. Los demás productos se venden siempre al precio de la lista del cliente.

Indicadores de stock

Si su organización tiene el control de stock habilitado, al agregar un producto que rastrea inventario verá un indicador de existencias junto a cada línea:

• En stock — hay existencias disponibles en el establecimiento seleccionado
• Sin stock — no hay existencias registradas
• Stock negativo — las existencias son menores a cero

Descuento por línea

Puede aplicar un porcentaje de descuento a cada línea de producto individualmente. El descuento se aplica sobre el precio unitario antes de calcular el total de la línea.

Personalizar el nombre de un ítem

Si necesita que una línea muestre un nombre distinto al del catálogo, puede personalizar el nombre del producto directamente en la orden sin modificar la ficha original del producto.

• Agregue el producto a la orden normalmente
• En la línea del ítem, haga clic en el botón de más opciones (icono de tres puntos)
• Seleccione "Personalizar nombre"
• Escriba el nombre que desea mostrar en esa línea
• Presione Enter para guardar el cambio

Cuando el ítem tiene un nombre personalizado, la orden muestra una etiqueta "Personalizado" para que pueda identificarlo fácilmente. Si desea volver al nombre original del catálogo, abra el mismo menú y haga clic en "Restaurar".

Paso 4: Configurar Detalles de la Venta

Complete la información adicional de la orden

El formulario reparte los campos según cuánto se usan: el método de pago y las opciones de la venta están en la tarjeta "Resumen", a la derecha, siempre a la vista junto a los totales y al botón de crear. Los campos que casi nunca cambian (establecimiento, punto de venta, tipo de DTE, fecha de entrega y correo alterno) viven en la sección plegable "Más opciones", cuyo encabezado resume los valores que se usarán aunque esté cerrada.

Método de pago

Elija el método de pago con un clic en una de las opciones de la tarjeta "Resumen" (Efectivo, Tarjeta Débito, Tarjeta Crédito, Transferencia, Cheque, Bitcoin). El navegador recuerda el último método elegido y lo propone en la siguiente orden, así la venta habitual no necesita tocarlo. Las opciones siguen el catálogo oficial del MH (CAT-017):

• Billetes y monedas — pago en efectivo
• Tarjeta Débito / Crédito — pago con tarjeta
• Transferencia / Depósito Bancario — pago electrónico
• Cheque — cheque bancario
• Y otros métodos como dinero electrónico, Bitcoin, giro bancario, etc.

Establecimiento y punto de venta

En "Más opciones" encontrará el establecimiento y el punto de venta desde donde se procesa la venta. Estos determinan el número de control del DTE que se generará.

Otros campos de "Más opciones"

Paso 5: Revisar Totales

Verifique los montos de la orden

Antes de guardar, revise los totales que la tarjeta "Resumen" calcula automáticamente mientras agrega productos. El descuento global se escribe en esa misma tarjeta, en la fila "Descuento global"; no puede combinarse con descuentos por línea.

Paso 6: Guardar la Orden y Generar el DTE

Revise las opciones finales y guarde la orden

Antes de guardar, revise las dos opciones de la tarjeta "Resumen", debajo del método de pago (se habilitan cuando la orden tiene productos):

Haga clic en "Crear Orden" para guardar la orden. Si desmarcó la emisión del DTE, la orden se creará con estado Borrador.

Estados de una orden

Las órdenes pasan por los siguientes estados:

Generar el DTE más tarde

Si guardó la orden sin generar el DTE, ábrala desde la lista de órdenes (la pestaña "Borradores" las reúne):

• Haga clic en "Generar DTE", arriba junto al número de la orden, para iniciar la generación del documento tributario
• El sistema genera el DTE correspondiente, lo firma digitalmente y lo coloca en la cola de transmisión
• El DTE se transmite al Ministerio de Hacienda para su validación
• Si la transmisión es exitosa, la orden pasa a estado Activa

Las órdenes que sus clientes envían desde el enlace público de pedidos llegan como borrador a la pestaña "Pedidos por confirmar" y primero deben confirmarse: con "Confirmar pedido" en su detalle o con "Confirmar" en el menú de la orden en la lista.

Si el Ministerio de Hacienda rechaza el DTE, el detalle de la orden muestra su mensaje arriba, antes de los productos, con el botón "Regenerar y reenviar DTE" justo debajo: corrija lo que indica el mensaje y vuelva a enviarlo desde ahí.

Paso 7: Editar una Orden

Qué cambia al editar y qué pasa con el pago

Mientras la orden no esté Activa, puede editarla desde la opción "Editar" de la lista o del detalle. El formulario de edición es la misma pantalla que la de creación, abierta con los datos de la orden, y sirve para cambiar la orden (cliente, productos, cantidades, descuentos, método de pago o nombres personalizados de los ítems); no registra ni revierte pagos. En la tarjeta "Resumen" verá si la orden está pagada o tiene un saldo pendiente de pago.

Al guardar los cambios, el sistema vuelve a calcular el estado de pago con el nuevo total:

Paso 8: Operaciones Adicionales

Conozca las operaciones disponibles sobre órdenes

Encontrar una orden

La lista de órdenes abre con el cursor en "Buscar" (número de orden o cliente) y el período a la vista. Las pestañas dicen cuántas órdenes hay en cada una:

Los demás filtros (cliente, pago, estado, montos e incluir anuladas) están en "Más filtros", que muestra en su encabezado los que tiene activos aunque esté cerrado.

Las órdenes de un producto

Para saber a quién le vendió un producto, abra "Más filtros" y escriba su nombre o código en "Producto"; elija el resultado (o presione Enter para tomar el primero). La lista muestra solo las órdenes que lo incluyen y, debajo del cliente, sus líneas de ese producto con la cantidad y el precio, por ejemplo «Café molido · 2 × $4.50». El precio solo lo ve quien puede ver los montos de las ventas.

• La búsqueda es por el producto del catálogo, no por el texto de la línea: aparece aunque la línea tenga otro nombre
• Si elige un producto con variantes, verá las órdenes de todas sus variantes (también las que eliminó); si elige una variante, solo las suyas
• Los productos archivados también aparecen, al final de los resultados, porque sus órdenes siguen ahí
• Las pestañas, el resumen y la exportación respetan el filtro. Para quitarlo, use la X junto al nombre del producto

Desde la sección "Ventas" de un producto, el enlace "Ver las órdenes" abre esta lista ya filtrada por ese producto y por el mismo período (ver Ventas de un producto).

El detalle de una orden

Arriba verá el número de la orden con las acciones que corresponden a su estado (por ejemplo "Confirmar pedido", "Generar DTE", "Registrar pago" o "Editar Orden"); las demás, como "Anular DTE" o "Eliminar Orden", están en "Más acciones". Debajo, una línea resume el estado de la orden, de su DTE, del pago y el total. El cliente, el pago y los demás datos están en la columna de la derecha.

Registrar pagos

Los pagos de una orden se registran desde su detalle o desde la lista de órdenes, en el menú de acciones de cada orden:

• Registrar pago — registra el pago completo o parcial. El formulario se abre con el saldo pendiente ya escrito y el método con el que se hizo la venta seleccionado, y le dice qué pasará al guardar (la orden queda pagada, o el saldo que quedará pendiente). La fecha (hoy, si no la cambia), la referencia y las notas están en "Fecha, referencia y notas"
• Desmarcar como pagada — revierte el pago de una orden, por ejemplo si olvidó marcar "Al crédito" al crearla. Pide confirmación y la orden vuelve a aparecer en las cuentas por cobrar
• Marcar como pagadas — seleccione varias órdenes y use "Marcar N como pagadas": se registra el pago de lo que cada una tenga pendiente, con su propio método de pago

Para dar seguimiento a los saldos de cada cliente, consulte la guía Cuentas por Cobrar y Pagos.

Fusionar órdenes

Si tiene varias órdenes en borrador para el mismo cliente, puede fusionarlas en una sola orden antes de confirmar. Esto combina todos los productos en una única orden y genera un solo DTE.

Después de generar el DTE

Una vez que la orden está activa y el DTE fue aceptado, puede realizar las siguientes acciones:

• Ver el DTE generado con todos sus detalles
• Descargar el PDF del documento tributario
• Reenviar por correo el DTE al cliente
• Emitir Notas de Crédito o Débito si necesita hacer correcciones

Resumen de Campos