Configuracion de la Organizacion en Fiscalizame

Una vez completada la acreditacion como Emisor DTE en el portal del Ministerio de Hacienda, debe configurar su organizacion en Fiscalizame con el certificado digital y las credenciales necesarias para firmar y transmitir documentos electronicos.

Requisitos Previos

  • Haber completado la incorporacion al ambiente de pruebas (ver Manual de Incorporacion)
  • Haber completado la acreditacion como Emisor y generacion del certificado digital (ver Manual de Acreditacion)
  • Tener a mano el archivo del certificado digital descargado desde el portal del MH (formato .crt)
  • Conocer la contrasena de la clave privada del certificado (definida durante la acreditacion)
  • Conocer la contrasena de acceso API del Ministerio de Hacienda (definida durante la acreditacion)
  • Tener una cuenta de administrador en Fiscalizame

Nota

Las contrasenas mencionadas son las que usted definio durante el proceso de acreditacion en el portal del Ministerio de Hacienda. Si no las recuerda, debera regenerar su certificado digital desde el portal del MH.

Que necesita configurar

Para que Fiscalizame pueda firmar y transmitir DTEs, se necesitan tres elementos clave por cada ambiente (Pruebas y Produccion):

Elemento Descripcion Origen
Certificado digital Archivo .crt que contiene la firma electronica Descargado del portal MH
Contrasena del certificado Clave privada que protege el certificado Definida durante la acreditacion
Contrasena API MH Credencial para autenticarse con los servicios del MH Definida durante la acreditacion

Paso 1: Acceder a la Configuracion de Entornos

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Navegue a Mi Organizacion

Desde el panel de administracion de Fiscalizame:

  1. Haga clic en "Mi Organizacion" en el menu lateral
  2. Vera un resumen de su organizacion con su informacion fiscal, el estado de configuracion para DTE y el ambiente activo

Nota

Si la configuracion para DTE esta incompleta, vera una barra de progreso indicando cuantos requisitos faltan por completar. Los requisitos de "Firma y Transmision DTE" son los que configuraremos en esta guia.
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Ingrese a Configuracion de Entornos

En la seccion "Configuracion de Entornos MH", haga clic en el boton "Configurar Entornos".

Esto le llevara a la pagina donde puede gestionar los certificados y credenciales para cada ambiente del Ministerio de Hacienda.

Paso 2: Verificar el Ambiente Activo

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Confirme que el ambiente de Pruebas esta seleccionado

En la parte superior de la pagina vera la seccion "Ambiente MH Activo" con dos opciones:

  • Pruebas — para el ambiente de pruebas del MH
  • Produccion — para el ambiente real (solo usar despues de la certificacion)

Para la configuracion inicial, asegurese de que "Pruebas" este seleccionado. Si no lo esta, seleccionelo y haga clic en "Guardar".

Importante

No cambie al ambiente de Produccion hasta que haya completado todas las pruebas de certificacion con el Ministerio de Hacienda. El ambiente determina contra que servicios del MH se autentica su organizacion.

Paso 3: Cargar el Certificado Digital

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Ubique la seccion de Certificados de Firma

Debajo de la seccion de ambiente y conexion MH, encontrara la seccion "Certificados de Firma". Vera dos tarjetas desplegables:

  • Pruebas — con la etiqueta Ambiente actual
  • Produccion — para configurar mas adelante

Cada tarjeta muestra un indicador de estado:

  • Configurado — el certificado ya fue cargado
  • Pendiente — falta cargar el certificado

Haga clic en la tarjeta de "Pruebas" para expandirla.

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Cargue el archivo del certificado

En el formulario expandido, complete los siguientes campos:

Certificado

Haga clic en "Elegir archivo" y seleccione el archivo .crt del certificado digital que descargo del portal del MH.

Paso 4: Ingresar las Contrasenas

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Configure la contrasena del certificado

En el campo "Contrasena del certificado", ingrese la contrasena de la clave privada que definio durante el proceso de acreditacion en el portal del MH.

Esta contrasena protege el certificado digital y es necesaria para que Fiscalizame pueda firmar los documentos electronicos.

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Configure la contrasena API MH

En el campo "Contrasena API MH", ingrese la contrasena de acceso API que definio en el ultimo paso de la acreditacion (Paso 6 del manual de acreditacion, seccion "Credenciales de Acceso API").

Esta contrasena permite a Fiscalizame autenticarse con los servicios del Ministerio de Hacienda para transmitir los DTEs.

Nota

El usuario para la autenticacion API es el NIT de su organizacion. Este se configura automaticamente a partir de la informacion fiscal de su organizacion — no necesita ingresarlo manualmente aqui.

Paso 5: Email de Prueba (Opcional)

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Configure un email de prueba

El campo "Email de prueba" es opcional y solo aparece para el ambiente de Pruebas.

Si lo configura, los DTEs generados en el ambiente de pruebas enviaran las notificaciones a este correo electronico en lugar del correo del cliente. Esto es util para verificar que los correos de DTE se envian correctamente sin afectar a sus clientes reales.

Paso 6: Guardar la Configuracion

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Guarde los cambios

Una vez completados todos los campos, haga clic en el boton "Cargar certificado" (o "Guardar cambios" si ya existia un certificado previo).

Si la carga es exitosa, vera que:

  • La tarjeta de Pruebas cambia su estado a Configurado
  • Aparece una barra de informacion con el nombre del archivo, su tamano, la fecha de carga y el usuario que lo subio
  • Los campos de contrasena muestran un icono verde ✓ indicando que estan configurados

Consejo

Puede actualizar las contrasenas en cualquier momento sin necesidad de volver a cargar el archivo del certificado. Simplemente ingrese la nueva contrasena y haga clic en "Guardar cambios".

Paso 7: Verificar la Conexion con el MH

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Revise el estado de la conexion

En la seccion "Conexion MH", puede verificar el estado del token de autenticacion:

  • Token Activo — la conexion esta funcionando correctamente
  • Por Expirar — el token esta proximo a vencer
  • Token Expirado — necesita renovar el token
  • Desconocido — aun no se ha intentado autenticar

Use el boton "Renovar" para obtener un nuevo token de autenticacion. Esto se hace automaticamente cuando Fiscalizame necesita transmitir un DTE, pero puede hacerlo manualmente para verificar que la configuracion es correcta.

Importante

Si al renovar el token obtiene un error, verifique que las credenciales (contrasena del certificado y contrasena API) sean correctas. Si las cambio en el portal del MH, debera actualizarlas tambien en Fiscalizame.

Configuracion para Produccion

Importante

Esta seccion aplica unicamente despues de completar la certificacion con el MH.

No configure el ambiente de Produccion hasta que haya realizado todas las pruebas requeridas por el Ministerio de Hacienda y recibido la autorizacion para operar en produccion.

Una vez que el Ministerio de Hacienda apruebe su proceso de certificacion y le autorice para emitir DTEs en produccion, debera repetir este mismo proceso de configuracion para el ambiente de Produccion:

  1. Genere un nuevo certificado de produccion desde el portal del MH (el proceso de acreditacion se repite para el ambiente de produccion)
  2. Acceda a Configuracion de Entornos en Fiscalizame
  3. Expanda la tarjeta de "Produccion" en la seccion de Certificados de Firma
  4. Cargue el certificado de produccion y configure las contrasenas correspondientes al ambiente de produccion
  5. Cambie el ambiente activo a "Produccion" en la seccion de Ambiente MH Activo

Advertencia

Al cambiar a Produccion, todos los DTEs emitidos desde Fiscalizame se transmitiran al ambiente real del Ministerio de Hacienda y tendran validez fiscal. Asegurese de que toda su configuracion (establecimiento, punto de venta, datos fiscales) este correcta antes de hacer el cambio.

Resumen

Configuracion Campo en Fiscalizame Origen
Certificado digital Certificado (carga de archivo) Archivo .crt descargado del portal MH
Clave del certificado Contrasena del certificado Clave privada definida en la acreditacion
Clave API Contrasena API MH Contrasena API definida en la acreditacion
Email de prueba Email de prueba (opcional) Correo para recibir DTEs de prueba

Consejo

Con la configuracion de pruebas completa, el siguiente paso es ejecutar las Pruebas de Certificacion con el MH para completar el proceso de certificacion requerido por el Ministerio de Hacienda.