Gestión de Usuarios y Roles

Cómo crear usuarios, asignar roles y configurar permisos de acceso.

Esta guía explica cómo crear usuarios, asignar roles y configurar permisos de acceso en Fiscalízame. El sistema utiliza control de acceso basado en roles (RBAC), donde cada usuario tiene uno o más roles y cada rol tiene permisos específicos que determinan qué acciones puede realizar.

Cómo Funciona el Sistema de Roles

Fiscalízame organiza el acceso en tres niveles:

  • Permisos — acciones individuales (por ejemplo, "crear órdenes", "ver reportes", "eliminar productos")
  • Roles — agrupaciones de permisos con un nombre descriptivo (por ejemplo, "Vendedor", "Contador")
  • Usuarios — personas que acceden al sistema, con uno o más roles asignados

Cada usuario solo puede ver y hacer lo que sus roles le permiten. Además, todos los usuarios están aislados dentro de su organización: un usuario nunca puede ver datos de otra organización.

Los permisos están agrupados por módulo (órdenes, productos, clientes, DTEs, reportes, etc.). Al crear un rol, puede seleccionar permisos individuales de cada módulo según las necesidades del puesto.

Paso 1: Acceder a la Administración de Usuarios

Navegue a la sección de Usuarios

  • Haga clic en "Administración" en el menú lateral
  • Seleccione "Usuarios"
  • Verá la lista de todos los usuarios de su organización

Solo los usuarios con permisos de administración pueden acceder a la gestión de usuarios y roles. Si no ve la opción "Administración" en el menú, contacte a su administrador.

Paso 2: Crear un Usuario

Registre un nuevo usuario

Haga clic en "Crear Usuario" y complete los campos requeridos:

Campo Obligatorio Descripción
Nombre Sí Nombre completo del usuario
Correo Electrónico Sí Se usa para iniciar sesión en el sistema web
Contraseña Sí Contraseña para acceso al panel de administración

También puede invitar usuarios por correo electrónico. Al enviar una invitación, el nuevo usuario recibirá un enlace para registrarse y unirse automáticamente a su organización.

Paso 3: Configurar Acceso al Punto de Venta

Habilite el acceso al POS y configure el PIN

Si el usuario necesita operar el Punto de Venta (POS), configure las siguientes opciones:

Activar acceso al POS

Active el interruptor de "Acceso al Punto de Venta" para permitir que el usuario utilice la terminal POS. Si está desactivado, el usuario solo podrá acceder al panel de administración web.

PIN del POS

Defina un código PIN de exactamente 4 dígitos que el usuario usará para autenticarse en la terminal POS. Este PIN es independiente de la contraseña del panel web.

Tipo de Acceso Método de Autenticación Uso
Panel de Administración (Web) Correo + Contraseña Gestión completa del sistema
Punto de Venta (POS) PIN de 4 dígitos Operaciones de venta rápida

La sesión del POS dura un tiempo configurable (por defecto 1 hora) desde que el cajero ingresa su PIN. Al terminar, el POS le pide el PIN de nuevo sin perder la venta en curso. Si desactiva el acceso al POS de un usuario, le cambia el PIN o desactiva su cuenta, su sesión en el POS termina de inmediato.

Paso 4: Gestionar Roles

Cree y configure roles de acceso

  • Navegue a "Administración" > "Roles"
  • Haga clic en "Crear Rol"
  • Ingrese un nombre descriptivo para el rol
  • Seleccione los permisos que desea asignar al rol

Los permisos están organizados por módulo, lo que facilita seleccionar grupos completos de permisos según la función del rol.

Ejemplos de roles comunes

Rol Permisos típicos Uso recomendado
Administrador Acceso completo a todos los módulos Dueños de negocio y gerentes generales
Vendedor Órdenes, clientes, productos, POS Personal de ventas en mostrador o en campo
Contador DTEs, reportes, cuentas por cobrar Personal contable y financiero
Cajero POS únicamente Operadores de caja sin acceso al panel web

Puede crear tantos roles como necesite. Es recomendable seguir el principio de mínimo privilegio: asigne solo los permisos que cada puesto realmente necesita para trabajar.

Cifras que exigen su propio permiso

Entrar a una página no significa ver todo lo que contiene. Las secciones con información delicada exigen, además, el permiso de esos datos; si el rol no lo tiene, la sección no aparece:

Información Dónde aparece Permiso
Montos de ventas Lista de órdenes y tableros Ver los montos de ventas
Montos de compras y gastos Tableros (el tablero de Compras completo) Ver los montos de compras y gastos
Costo, margen y ganancia de los productos Productos, listas de precios, tableros y analítica de clientes Ver el costo de los productos
Saldos y cobros de clientes Tablero general Ver cuentas por cobrar
IVA a pagar Tablero general Cumplimiento tributario
Precios de las listas distintas a la minorista Productos Ver listas de precios

Quien gestiona precios ve los costos, porque un precio se fija a partir de su costo. Los roles Propietario, Administrador y Contador incluyen todas estas cifras; el Gerente de ventas ve las ventas y los costos.

Paso 5: Asignar Roles a Usuarios

Vincule roles a cada usuario

  • Navegue a "Administración" > "Usuarios"
  • Haga clic en el usuario que desea configurar
  • En la sección de roles, seleccione uno o más roles para el usuario
  • Guarde los cambios

Un usuario puede tener múltiples roles. Los permisos se combinan: si un usuario tiene el rol "Vendedor" y el rol "Contador", tendrá acceso a los permisos de ambos roles.

Los cambios en roles y permisos toman efecto inmediatamente. El usuario verá los cambios la próxima vez que cargue una página o inicie sesión.

Paso 6: Desactivar y Restaurar Usuarios

Administre el ciclo de vida de los usuarios

Desactivar un usuario

Si un empleado deja la empresa o ya no necesita acceso al sistema, puede desactivarlo en lugar de eliminarlo permanentemente:

  • El usuario no podrá iniciar sesión en el panel web ni en el POS
  • Su historial de actividad se conserva para auditoría
  • Puede restaurarlo en cualquier momento si necesita reactivar el acceso

Restaurar un usuario

Si necesita reactivar un usuario desactivado, navegue a la lista de usuarios, ubique el usuario desactivado y utilice la opción de restaurar. El usuario recuperará su acceso con los mismos roles que tenía anteriormente.

Cuando un empleado deja la empresa, desactive su usuario inmediatamente para evitar accesos no autorizados. Nunca comparta credenciales entre usuarios: cada persona debe tener su propia cuenta.

Seguridad y Buenas Prácticas

  • Una cuenta por persona — nunca comparta credenciales entre empleados. Cada usuario debe tener su propia cuenta para trazabilidad
  • Mínimo privilegio — asigne solo los permisos necesarios para cada puesto de trabajo
  • Revise roles periódicamente — cuando un empleado cambia de puesto, actualice sus roles para reflejar sus nuevas responsabilidades
  • PINs únicos — cada usuario del POS debe tener un PIN diferente para identificar quién realizó cada transacción
  • Aislamiento de datos — Fiscalízame garantiza que cada usuario solo puede ver los datos de su organización, independientemente de sus permisos

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