Cuentas por Cobrar y Pagos

Cómo dar seguimiento a deudas de clientes y registrar pagos.

Esta guía explica cómo dar seguimiento a las deudas de sus clientes y registrar pagos en Fiscalizame. El módulo de Cuentas por Cobrar le permite visualizar los saldos pendientes, registrar pagos parciales o totales, y mantener un control preciso de la cartera de crédito de su negocio.

Cómo Funcionan las Cuentas por Cobrar

Las órdenes de venta que no han sido pagadas en su totalidad aparecen automáticamente en el módulo de Cuentas por Cobrar. El sistema considera como cuenta por cobrar cualquier orden activa o en borrador cuyo monto total no ha sido cubierto por pagos registrados.

Las órdenes procesadas desde el Punto de Venta (POS) se registran como pagadas al momento de la venta y no aparecen en cuentas por cobrar.

Las órdenes creadas desde el formulario de órdenes también se registran como pagadas, salvo que elija "Al crédito" en el cobro al crearlas. Si una orden pagada aumenta su total al editarla, la diferencia aparece aquí como saldo pendiente.

Paso 1: Consultar Saldos de Clientes

Navegue a Cuentas por Cobrar

  • Haga clic en "Cuentas por Cobrar" en el menú lateral
  • Verá una tabla con todos los clientes que tienen saldo pendiente

Información mostrada por cliente

Columna Descripción
Cliente Nombre del cliente
Deuda Total Monto total de todas las órdenes al crédito
Pagado Monto total de pagos recibidos
Saldo Pendiente Diferencia entre la deuda total y los pagos realizados

Puede filtrar la lista por nombre, correo, NIT o teléfono del cliente, por rango de montos de deuda, y por rango de fechas de emisión del DTE.

Paso 2: Ver Detalle de Deuda por Cliente

Consulte el desglose de órdenes pendientes

Al hacer clic en un cliente, verá el detalle de todas las órdenes que conforman su deuda:

  • Número de orden y fecha de emisión
  • Monto total de cada orden
  • Monto pagado hasta la fecha
  • Saldo pendiente de cada orden individual

Esta vista le permite identificar cuáles órdenes están completamente pagadas, cuáles tienen pagos parciales y cuáles están pendientes en su totalidad.

Paso 3: Registrar un Pago

Registre pagos de sus clientes

Desde el detalle de deuda de un cliente, haga clic en "Registrar Pago" para abrir el formulario de pago.

Datos del pago

Campo Obligatorio Descripción
Monto Sí Cantidad a pagar
Método de Pago Sí Según catálogo MH (ver tabla abajo)
Fecha de Pago Sí Fecha en que se recibió el pago
Número de Referencia No Número de cheque, transferencia, etc.
Notas No Observaciones sobre el pago

Métodos de pago disponibles (catálogo MH CAT-017)

Método Descripción
Billetes y monedas Pago en efectivo
Tarjeta Débito Pago con tarjeta de débito
Tarjeta Crédito Pago con tarjeta de crédito
Cheque Cheque bancario
Transferencia / Depósito Transferencia o depósito bancario
Dinero electrónico Pago con dinero electrónico
Monedero electrónico Pago con monedero electrónico
Bitcoin Pago con Bitcoin
Otras criptomonedas Pago con otras criptomonedas
Giro bancario Giro bancario
Otros Otro método de pago

Un pago puede ser parcial. Si un cliente debe $100.00 en una orden y paga $60.00, el sistema registrará el pago y mantendrá un saldo pendiente de $40.00.

Paso 4: Asignación de Pagos

Entienda cómo se distribuyen los pagos

Cuando registra un pago, el sistema lo distribuye automáticamente entre las órdenes pendientes del cliente usando una estrategia configurable:

Estrategia Descripción
FIFO (predeterminada) Aplica el pago a las órdenes más antiguas primero (por fecha de emisión del DTE)
LIFO Aplica el pago a las órdenes más recientes primero
Mayor primero Aplica el pago a las órdenes con deuda mayor primero
Menor primero Aplica el pago a las órdenes con deuda menor primero

Antes de confirmar el pago, el sistema muestra una vista previa en tiempo real de cómo se distribuirá el monto entre las órdenes pendientes.

Si un pago no cubre todas las órdenes pendientes, el sistema aplica el monto disponible siguiendo la estrategia seleccionada hasta agotar el pago. Las ordenes restantes mantienen su saldo pendiente.

Paso 5: Monitorear la Cartera

Mantenga el control de sus cuentas por cobrar

Revise periódicamente la sección de Cuentas por Cobrar para:

  • Identificar cuentas vencidas — clientes que han excedido sus días de crédito
  • Evaluar la salud de la cartera — proporción entre deuda total y pagos recibidos
  • Dar seguimiento a clientes morosos — contactar clientes con saldos pendientes elevados
  • Eliminar pagos erróneos — si registró un pago por error, puede eliminarlo y el sistema revertirá automáticamente las asignaciones, recalculando el saldo pendiente de las órdenes afectadas

Configure los días de crédito al crear cada cliente para facilitar el seguimiento de cuentas vencidas. Puede ajustar este valor en cualquier momento desde la ficha del cliente.

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