Cuentas por Cobrar y Pagos

Cómo dar seguimiento a deudas de clientes y registrar pagos.

Esta guía explica cómo dar seguimiento a las deudas de sus clientes y registrar pagos en Fiscalizame. El módulo de Cuentas por Cobrar le permite visualizar los saldos pendientes, registrar pagos parciales o totales, y mantener un control preciso de la cartera de crédito de su negocio.

Cómo Funcionan las Cuentas por Cobrar

Las órdenes de venta que no han sido pagadas en su totalidad aparecen automáticamente en el módulo de Cuentas por Cobrar. El sistema considera como cuenta por cobrar cualquier orden activa o en borrador cuyo monto total no ha sido cubierto por pagos registrados.

Las órdenes procesadas desde el Punto de Venta (POS) se registran como pagadas al momento de la venta y no aparecen en cuentas por cobrar.

Paso 1: Consultar Saldos de Clientes

Navegue a Cuentas por Cobrar

  • Haga clic en "Cuentas por Cobrar" en el menú lateral
  • Verá una tabla con todos los clientes que tienen saldo pendiente

Información mostrada por clienteColumnaDescripciónClienteNombre del clienteDeuda TotalMonto total de todas las órdenes al créditoPagadoMonto total de pagos recibidosSaldo PendienteDiferencia entre la deuda total y los pagos realizadosPuede filtrar la lista por nombre, correo, NIT o teléfono del cliente, por rango de montos de deuda, y por rango de fechas de emisión del DTE.

Paso 2: Ver Detalle de Deuda por Cliente

Consulte el desglose de órdenes pendientes

Al hacer clic en un cliente, verá el detalle de todas las órdenes que conforman su deuda:

  • Número de orden y fecha de emisión
  • Monto total de cada orden
  • Monto pagado hasta la fecha
  • Saldo pendiente de cada orden individual

Esta vista le permite identificar cuáles órdenes están completamente pagadas, cuáles tienen pagos parciales y cuáles están pendientes en su totalidad.

Paso 3: Registrar un Pago

Registre pagos de sus clientes

Desde el detalle de deuda de un cliente, haga clic en "Registrar Pago" para abrir el formulario de pago.

Datos del pagoCampoObligatorioDescripciónMontoSíCantidad a pagarMétodo de PagoSíSegún catálogo MH (ver tabla abajo)Fecha de PagoSíFecha en que se recibió el pagoNúmero de ReferenciaNoNúmero de cheque, transferencia, etc.NotasNoObservaciones sobre el pagoMétodos de pago disponibles (catálogo MH CAT-017)MétodoDescripciónBilletes y monedasPago en efectivoTarjeta DébitoPago con tarjeta de débitoTarjeta CréditoPago con tarjeta de créditoChequeCheque bancarioTransferencia / DepósitoTransferencia o depósito bancarioDinero electrónicoPago con dinero electrónicoMonedero electrónicoPago con monedero electrónicoBitcoinPago con BitcoinOtras criptomonedasPago con otras criptomonedasGiro bancarioGiro bancarioOtrosOtro método de pago

Un pago puede ser parcial. Si un cliente debe $100.00 en una orden y paga $60.00, el sistema registrará el pago y mantendrá un saldo pendiente de $40.00.

Paso 4: Asignación de Pagos

Entienda cómo se distribuyen los pagos

Cuando registra un pago, el sistema lo distribuye automáticamente entre las órdenes pendientes del cliente usando una estrategia configurable:

EstrategiaDescripciónFIFO (predeterminada)Aplica el pago a las órdenes más antiguas primero (por fecha de emisión del DTE)LIFOAplica el pago a las órdenes más recientes primeroMayor primeroAplica el pago a las órdenes con deuda mayor primeroMenor primeroAplica el pago a las órdenes con deuda menor primeroAntes de confirmar el pago, el sistema muestra una vista previa en tiempo real de cómo se distribuirá el monto entre las órdenes pendientes.

Si un pago no cubre todas las órdenes pendientes, el sistema aplica el monto disponible siguiendo la estrategia seleccionada hasta agotar el pago. Las ordenes restantes mantienen su saldo pendiente.

Paso 5: Monitorear la Cartera

Mantenga el control de sus cuentas por cobrar

Revise periódicamente la sección de Cuentas por Cobrar para:

  • Identificar cuentas vencidas — clientes que han excedido sus días de crédito
  • Evaluar la salud de la cartera — proporción entre deuda total y pagos recibidos
  • Dar seguimiento a clientes morosos — contactar clientes con saldos pendientes elevados
  • Eliminar pagos erróneos — si registró un pago por error, puede eliminarlo y el sistema revertirá automáticamente las asignaciones, recalculando el saldo pendiente de las órdenes afectadas

Configure los días de crédito al crear cada cliente para facilitar el seguimiento de cuentas vencidas. Puede ajustar este valor en cualquier momento desde la ficha del cliente.

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