Generar y Gestionar DTEs

Cómo generar documentos tributarios electrónicos y gestionar su transmisión al MH.

Esta guía explica cómo generar, transmitir y gestionar los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) en Fiscalízame. Los DTEs son documentos fiscales obligatorios exigidos por el Ministerio de Hacienda (MH) para todas las transacciones comerciales en El Salvador.

¿Qué es un DTE?

Un Documento Tributario Electrónico (DTE) es el equivalente digital de una factura o comprobante fiscal. Cada venta que realice debe respaldarse con un DTE transmitido y aceptado por el Ministerio de Hacienda. Fiscalízame genera los DTEs automáticamente a partir de las órdenes de venta confirmadas.

Tipos de DTE

El tipo de DTE que se genera depende del tipo de cliente al que se le factura. A continuación se muestran los tipos disponibles:

Paso 1: Entender el Ciclo de Vida de un DTE

Conozca los estados de transmisión

Cada DTE pasa por un ciclo de estados desde su generación hasta su aceptación por el MH:

Paso 2: Generar un DTE desde una Orden

Genere el DTE desde una orden

La generación de DTEs es un paso separado de la confirmación de la orden:

• Cree una orden de venta con los productos y el cliente correspondiente
• Revise los detalles de la orden (productos, cantidades, precios, impuestos)
• Haga clic en "Confirmar Orden" para cambiar la orden a estado Confirmada
• Haga clic en "Generar DTE" para iniciar la generación del documento tributario
• El sistema genera el DTE, lo firma digitalmente y lo coloca en la cola de transmisión

Paso 3: Monitorear la Transmisión

Verifique el estado del DTE

Una vez generado el DTE, el sistema lo transmite automáticamente al MH. Para verificar el estado:

• Haga clic en "DTEs" en el menú lateral
• El cursor queda en el buscador: escriba el nombre de un producto, el número de control, el código de generación, el emisor o el cliente
• La columna Estado en Hacienda muestra el estado de cada documento emitido; los recibidos dicen Recibido
• Haga clic en la fecha de un DTE para abrir su página

La transmisión normalmente toma solo unos segundos. Si el MH está disponible, el DTE pasará de En Cola a Aceptado rápidamente.

Paso 4: Gestionar los Documentos

Busque y filtre sus DTEs

Arriba de la lista están siempre a la vista el buscador y el período (empieza en Este mes; Todos quita el filtro de fechas). Debajo, las pestañas separan los documentos y muestran cuántos hay en cada una:

• Todos — emitidos y recibidos
• Emitidos — los que emitió su organización, con su estado en Hacienda
• Recibidos — los que le emitieron sus proveedores; desde el menú de cada uno puede Registrar como gasto
• Requieren atención — los documentos emitidos que Hacienda rechazó o no respondió, de cualquier fecha. Su número se marca en ámbar cuando hay alguno pendiente

Encuentre una compra por el producto

Si solo recuerda qué compró, escriba el nombre del producto en el buscador (no importan las mayúsculas ni las tildes: «cafe» encuentra «Café»). Cada documento encontrado muestra, debajo del proveedor o el cliente, las líneas que coinciden con la cantidad y el precio, por ejemplo «Café molido 1 lb · 2 × $4.50», sin tener que abrirlo.

Si en el período elegido no hay coincidencias pero sí en otros, la lista lo dice y ofrece Buscar en todos los períodos.

El resto de filtros está en Más filtros, que muestra en su encabezado los que tiene activos: Tipo de documento, Estado en Hacienda, Relaciones (con o sin anulación, nota de crédito, etc.), Proveedor, Categoría, Monto mín. y Monto máx., y para los recibidos Gasto y Reembolso del gasto. Limpiar filtros los quita sin cambiar de pestaña.

Bajo los filtros verá cuántos documentos hay, su total de operaciones y su IVA, y en los emitidos cuántos aceptó Hacienda, cuántos siguen en proceso y cuántos tienen error.

La página de un DTE

Al abrir un documento, el encabezado ofrece lo que más probablemente hará con él, y el resto queda en Más acciones:

• Documentos emitidos — Descargar PDF y Reenviar por correo; en Más acciones, Ajustar venta (devolución, nota de crédito o de débito), Descargar JSON y Verificar en Ministerio de Hacienda
• Documentos recibidos — Registrar como gasto mientras no tenga uno; en Más acciones, Verificar en Ministerio de Hacienda y Marcar como Anulado (cuando el proveedor lo anuló)

Debajo del encabezado, una línea resume dónde está el documento: si es emitido o recibido, su estado en Hacienda, la fecha, el total, la orden y el cliente (o el proveedor) y, para los recibidos, si ya tiene gasto registrado. La columna principal muestra los ítems y los montos, las notas de crédito y los documentos relacionados; la lateral, el registro contable, la respuesta de Hacienda (estado, intentos y sello de recepción), los datos del documento (con un botón para copiar el código de generación), el emisor y el receptor.

Subir DTEs desde archivos JSON

Importe documentos emitidos o recibidos fuera de Fiscalízame

En la lista de DTEs, haga clic en "Subir DTE":

• Arrastre los archivos JSON o selecciónelos (puede elegir varios, de hasta 100 KB cada uno)
• Revise la lista: los archivos que no son JSON válidos se marcan con su error, y el botón cambia a Subir solo los válidos
• Haga clic en Subir archivo (o Subir N archivos)

Los documentos se importan en segundo plano y aparecen en DTEs en unos segundos. Los que emitió con el NIT o DUI de su organización se guardan como ventas; los demás, como compras. Un archivo que ya subió antes se omite.

Paso 5: Manejar Rechazos

Qué hacer con un documento que Hacienda no aceptó

El panel Requiere atención del dashboard cuenta los documentos que Hacienda rechazó o que no se pudieron enviar. Cada uno tiene una salida; ninguno se queda ahí para siempre.

Los rechazos más comunes incluyen:

• Datos fiscales incorrectos del cliente (NIT, NRC, actividad económica, distrito)
• Número de control duplicado
• Formato incorrecto en los montos o cantidades
• Certificado digital vencido o inválido

Si es el documento de una venta

Abra la orden. Debajo del mensaje de Hacienda, la sección ¿Qué hacer con esta venta? ofrece:

• Consultar en Hacienda — solo cuando el envío falló sin respuesta. Hacienda pudo haber recibido el documento; si lo tiene, la venta queda activa sin emitir otro. Fiscalízame también lo consulta por usted antes de volver a emitir o cancelar, para que nunca se emita dos veces.
• Volver a emitir — corrija primero lo que indica Hacienda (datos del cliente o de su organización). Se emite un documento nuevo con fecha de hoy y otro número de control, y el rechazado se elimina.
• Cancelar la venta — si la venta no se realizó, ya la documentó de otra forma, o hay que corregir sus productos, precios o cliente (en ese caso, regístrela de nuevo en una orden nueva). Elija el motivo; la orden queda cancelada, sin documento, y devuelve lo que tomó del inventario. Si registró pagos, quedan en la orden: devuelva el dinero al cliente si cobró.

Si es una nota o una devolución

• Notas de crédito y débito — corrija la nota y vuelva a emitirla desde su página. El documento rechazado se descarta solo al emitir el nuevo; si elimina la nota, también.
• Notas de remisión — una nota rechazada queda Rechazada: puede editarla (por ejemplo, su fecha de emisión) y volver a generar su DTE.
• Devoluciones (eventos de retorno) — registre la devolución de nuevo corregida y luego descarte el intento rechazado desde su documento electrónico.

Descartar un documento

En el detalle de un documento que no es el de una venta, la sección ¿Qué hacer con este documento? permite Descartar documento cuando nada más lo resuelve: ya se emitió de nuevo en otro documento, no se emitirá, o Hacienda ya no lo acepta. El caso típico es una anulación rechazada fuera de plazo: el documento que se quería anular sigue vigente.

Elija el motivo (con Otro motivo debe escribir el detalle). El documento conserva lo que respondió Hacienda, deja de aparecer en Requiere atención y queda registrado quién lo descartó, cuándo y por qué. Descartar no envía nada a Hacienda.

Paso 6: Descargar y Compartir DTEs

Comparta los documentos con sus clientes

Una vez que un DTE es aceptado, puede compartirlo con el cliente de varias formas:

• Envío por correo — puede enviar el DTE al correo del cliente desde la pantalla de detalles del documento
• Reenvío — puede reenviar el DTE en cualquier momento si el cliente no lo recibió
• Descarga PDF — descargue el documento en formato PDF para imprimirlo o compartirlo manualmente
• Descarga JSON — descargue el archivo JSON oficial para integraciones con otros sistemas

Identificadores Importantes del DTE

Cada DTE contiene identificadores únicos que permiten rastrearlo ante el Ministerio de Hacienda:

Eventos de Contingencia

Cuando el sistema del Ministerio de Hacienda no está disponible (por mantenimiento, fallas o problemas de conexión), los DTEs entran en modo de contingencia.