Cómo Agregar Clientes
Cómo registrar clientes minoristas, corporativos, excluidos de IVA e internacionales.
Esta guía explica cómo registrar, encontrar y consultar sus clientes en Fiscalízame. Lo primero que el formulario le pregunta es a quién le vende, porque de eso depende el documento tributario electrónico (DTE) que se le emite y los datos que pide Hacienda.
| A quién le vende | Documento que se emite | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| Persona | Factura de Consumidor Final | Personas naturales sin NRC |
| Empresa contribuyente | Comprobante de Crédito Fiscal | Contribuyentes inscritos, con NIT y NRC |
| Del extranjero | Factura de Exportación | Clientes fuera de El Salvador |
| Persona o empresa excluida del IVA | Factura de Sujeto Excluido | Pequeños contribuyentes, ONG y otros excluidos del régimen |
¿Ya tiene sus clientes en una hoja de cálculo o en otro sistema? Puede cargarlos todos de una vez desde un archivo CSV, con sus datos fiscales, dirección y días de crédito. Consulte la guía Importar Clientes desde CSV.
Paso 1: Abrir el formulario
Desde el listado de clientes
- Haga clic en "Clientes" en el menú lateral.
- Haga clic en el botón "Nuevo cliente".
El formulario tiene tres secciones numeradas y, a la derecha, un Resumen que siempre está a la vista: dice qué tipo de cliente está creando, qué documento se le emitirá, con qué identificación y si aplica la retención del 1 % de IVA.
Paso 2: ¿A quién le vende?
Elija una de las tres opciones
- Persona: se le emite Factura de Consumidor Final. Es la opción marcada al abrir el formulario.
- Empresa contribuyente: se le emite Comprobante de Crédito Fiscal. Aparece el campo Razón social, el nombre legal con el que está inscrita en Hacienda.
- Del extranjero: se le emite Factura de Exportación. Elija además si es Persona natural o Persona jurídica, porque así se indica en la factura.
Escriba el nombre
Debajo del nombre, la línea "Se le emitirá…" confirma el documento. Si el cliente está excluido del IVA, haga clic en "Cambiar régimen de IVA": se abre la sección de condiciones de venta con esa opción a la mano.
Paso 3: Identificación
El formulario pide solo lo que necesita el tipo de cliente elegido:
| Tipo de cliente | Campos | Obligatorios |
|---|---|---|
| Persona | DUI | DUI |
| Persona excluida del IVA | DUI, NIT, NRC y actividad económica | DUI y actividad económica |
| Empresa contribuyente | NIT, NRC y actividad económica | Los tres |
| Del extranjero | Pasaporte, número de identificación, país, nombre del país y actividad económica (texto libre) | País y al menos uno: pasaporte o número de identificación |
Si escribe un NIT o un NRC a una persona, el otro número y la actividad económica también se vuelven obligatorios. El NIT y el NRC deben ser únicos dentro de su organización.
A un cliente del extranjero no se le guardan NIT, NRC ni DUI, aunque los haya escrito antes de cambiar de opción. Su actividad económica se escribe como texto libre, porque no está inscrito en el catálogo de Hacienda.
Paso 4: Contacto y dirección
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Correo electrónico | Sí | Ahí se envían sus documentos electrónicos |
| Teléfono | No | Número de contacto |
| Ubicación | Sí, salvo clientes del extranjero | Busque el distrito (por ejemplo, Santa Tecla) o el municipio: al elegir el distrito, el municipio se completa solo |
| Dirección | Sí para empresas contribuyentes | Colonia, calle, número de casa o local |
Con la versión 2 de la normativa de Hacienda, la dirección de un Crédito Fiscal o de una Factura de Sujeto Excluido debe llevar un distrito del municipio. Si falta, Hacienda rechaza el documento.
Paso 5: Condiciones de venta
Esta sección está plegada porque casi nunca cambia, pero su encabezado muestra siempre los valores actuales (por ejemplo, Lista: Retail · Crédito: sin límite · Sujeto al IVA). Haga clic en ella para cambiarlos:
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Lista de precios | Las órdenes del cliente toman los precios de esta lista (solo con varias listas de precios y si usted puede asignarlas) |
| Días de crédito | Plazo para pagar. Con facturas vencidas, su enlace de pedidos se deshabilita solo. Vacío: sin límite |
| Régimen de IVA | Sujeto al IVA (casi todos los clientes) o Excluido del IVA: se emite Factura de Sujeto Excluido y se pide la actividad económica |
| Retención del 1 % de IVA | Gran Contribuyente: retiene el 1 % de IVA en los Créditos Fiscales y Facturas gravados de más de $100 (Art. 162 del Código Tributario), y usted cobra el total menos la retención |
El régimen de IVA y la retención no aplican a clientes del extranjero.
Paso 6: Guardar
Haga clic en "Crear cliente" en el Resumen. El cliente queda disponible de inmediato en las órdenes, en las cotizaciones y en el punto de venta.
Para cambiar un cliente, abra su ficha y haga clic en "Editar": es el mismo formulario, con el botón "Guardar cambios".
Encontrar un cliente
En Clientes, el buscador está listo para escribir al abrir la página. Busca por nombre, correo, teléfono, NIT, NRC o DUI, con o sin guiones.
Las pestañas separan a sus clientes por tipo y dicen cuántos hay en cada una: Todos, Personas, Empresas contribuyentes y Del extranjero. Si su organización emite con la versión 2 de la normativa, la pestaña Por completar reúne a los clientes cuya dirección Hacienda rechazaría (sin distrito, o con un distrito de otro municipio).
En Más filtros puede filtrar por lista de precios o por Gran Contribuyente. El menú ⋮ de cada fila ofrece Nueva orden, Editar, Ver órdenes, Cuentas por cobrar y Eliminar, según sus permisos.
Al eliminar un cliente también se borran todas sus órdenes, y no se puede deshacer.
La ficha del cliente
Al abrir un cliente verá:
- Arriba: su nombre, qué tipo de cliente es, qué documento se le emite y sus condiciones especiales (crédito, Gran Contribuyente, excluido del IVA). El botón "Nueva orden" abre una orden con el cliente ya elegido.
- Últimas órdenes: las cinco más recientes, con su estado de pago y del DTE. "Ver todas" abre el listado de órdenes filtrado por el cliente, desde el día en que se creó. Los montos solo se muestran a quien puede ver las ventas.
- Sucursales (empresas contribuyentes): los lugares de entrega que puede elegir en sus órdenes.
- Pedidos por enlace: el enlace con el que el cliente hace pedidos sin iniciar sesión y los productos que ve. Está plegado, y su encabezado dice si el enlace está activo.
- A la derecha: identificación, contacto y dirección, y condiciones de venta. Si a la dirección le falta el distrito, ahí mismo se avisa, con el enlace para completarla.
El sistema incluye un cliente anónimo para ventas rápidas sin capturar datos del cliente. Se le emite Factura de Consumidor Final y no lleva DUI.
Si necesita ejecutar las Pruebas de Certificación con el MH, deberá crear al menos un cliente de cada tipo según los DTE que vaya a certificar.