Reembolso de Compras Pagadas con Fondos Personales

Cómo registrar quién pagó cada gasto, dejar pendiente el reembolso al empleado y marcarlo como reembolsado cuando la organización le devuelva el dinero.

A veces alguien de tu equipo necesita comprar algo urgente y termina pagándolo con su propia tarjeta o efectivo: el gerente compra repuestos en la ferretería, un vendedor paga la gasolina del recorrido, alguien repone insumos un sábado. Esta guía explica cómo registrar ese tipo de gastos en Fiscalízame, dejar trazabilidad de quién puso el dinero y marcarlo como reembolsado cuando la organización le devuelva el monto.

Esta funcionalidad está disponible para usuarios con el permiso expenses.create. Para marcar un gasto como reembolsado se necesita además el permiso expenses.reimburse, que por defecto tienen los roles Organization Owner, Organization Admin y Accountant.

Paso 1: Abrir el formulario de Nuevo Gasto

Desde el menú lateral, haz clic en "Gastos" y luego en el botón "Registrar Gasto". Se abrirá la pantalla "Nuevo Gasto" con el formulario dividido en cinco secciones:

  • Datos del Proveedor — nombre, NIT y NRC del proveedor
  • Datos del Documento — tipo de documento, número y fecha
  • Monto — el total que aparece en el documento
  • Clasificación — categoría y forma de pago
  • Fuente de Pago — la información que es clave en este flujo

Paso 2: Llenar los datos del gasto como siempre

Completa las primeras cuatro secciones con la información del comprobante físico (factura de consumidor final, ticket, recibo o crédito fiscal en papel):

  • Nombre del Proveedor — obligatorio
  • NIT (opcional) y NRC (opcional) — si aparecen en el documento
  • Tipo de Documento — selecciona la opción que corresponde al comprobante recibido
  • N° Documento (opcional) y Fecha del Documento
  • Descripción del Gasto — para qué fue la compra
  • Monto Total o Total con IVA — el sistema desglosa automáticamente el IVA si el documento es Crédito Fiscal
  • Categoría y Forma de Pago — opcionales, pero ayudan en los reportes

Si el documento es "Crédito Fiscal (papel)", Fiscalízame desglosa el IVA inversamente del total y marca el gasto como deducible. Para los demás tipos (Factura de Consumidor Final, Recibo, Ticket de Caja, Sin Documento), el monto total se guarda como subtotal sin IVA recuperable.

Paso 3: Indicar la fuente de pago

Esta es la sección nueva. Encontrarás el campo "¿De dónde se pagó?" con cuatro opciones:

Opción Cuándo usarla
Cuenta bancaria de la organización Pago hecho desde la cuenta bancaria principal de la empresa (transferencia, débito automático).
Tarjeta corporativa Pago con una tarjeta de crédito o débito a nombre de la organización.
Fondos personales (requiere reembolso) Un empleado pagó de su bolsillo y la organización le debe el monto.
Caja chica Pago hecho con el efectivo del fondo de caja chica del establecimiento.

Si seleccionas "Fondos personales (requiere reembolso)", aparecerá automáticamente un segundo campo: "¿Quién pagó?". Es obligatorio elegir al empleado que puso el dinero. El formulario muestra una nota en color ámbar:

"Este gasto quedará pendiente de reembolso al empleado seleccionado."

Si no eliges un empleado en "¿Quién pagó?" mientras la fuente sea "Fondos personales", el formulario mostrará el error: "Debes indicar qué empleado pagó cuando la fuente es fondos personales."

Para finalizar, haz clic en el botón "Registrar Gasto" al pie del formulario.

Paso 4: Identificar gastos pendientes de reembolso

Al volver al listado "Gastos" verás un nuevo recuadro de resumen en color ámbar titulado "Pendientes de Reembolso", con el monto total que la organización le debe a sus empleados y la cantidad de gastos que esperan reembolso.

En la columna "Estado" del listado, cada gasto pagado con fondos personales muestra un segundo badge en ámbar con el texto "Pendiente · Nombre del Empleado". Para filtrar la lista solo a esos gastos, usa el filtro "Reembolso" en la barra de filtros y elige la opción "Pendiente de reembolso".

Estados posibles del reembolso

stateDiagram-v2
    [*] --> NoAplica: Pago con fondos de la organización
    [*] --> Pendiente: Pago con fondos personales
    Pendiente --> Reembolsado: Tesorería devuelve el dinero
    NoAplica --> [*]
    Reembolsado --> [*]
Estado Cuándo aparece Color del badge
No aplica El gasto se pagó con fondos de la organización (banco, tarjeta corporativa o caja chica). Gris
Pendiente de reembolso El gasto se pagó con fondos personales y todavía no se ha devuelto el dinero. Ámbar
Reembolsado La organización ya le devolvió el monto al empleado. Verde

Paso 5: Marcar un gasto como reembolsado

Cuando tesorería ya transfirió el monto al empleado, alguien con el permiso expenses.reimburse debe registrar el reembolso en el sistema. Hay dos formas:

Desde el listado de gastos

  • Localiza el gasto en la lista (puedes filtrar por "Reembolso" → "Pendiente de reembolso")
  • Abre el menú de acciones de la fila (los tres puntos)
  • Haz clic en "Marcar reembolsado"

Desde la pantalla de detalle del gasto

  • Haz clic en el gasto para abrir la pantalla "Detalle de Gasto"
  • En la sección "Fuente de Pago" verás el badge ámbar "Pendiente de reembolso"
  • Haz clic en el botón "Marcar Reembolsado" al pie de la pantalla

En cualquiera de los dos caminos, aparecerá un diálogo de confirmación con el mensaje:

"¿Confirmas que ya se le reembolsaron $XX.XX a Nombre del Empleado?"

Al confirmar, el gasto cambia su estado a "Reembolsado" y se registra automáticamente:

  • La fecha y hora del reembolso
  • El usuario que lo marcó como reembolsado
  • Las notas del reembolso (opcionales)

La acción "Marcar Reembolsado" solo aparece para gastos cuya fuente de pago sea "Fondos personales" y cuyo estado de reembolso sea "Pendiente de reembolso". Una vez marcado como reembolsado, el botón desaparece y la información queda visible en la sección "Fuente de Pago" del detalle.

Paso 6: Auditar el historial de reembolsos

En la pantalla "Detalle de Gasto" de cualquier gasto reembolsado encontrarás:

  • "Pagado desde" — la fuente de pago original
  • "Pagado por" — el empleado que adelantó el dinero
  • "Estado de Reembolso" — el badge verde "Reembolsado"
  • Una línea con la fecha del reembolso, quién lo registró y la nota interna si la hubo

Esta información queda permanente para auditoría y no puede modificarse desde la interfaz.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar la fuente de pago después de registrar el gasto?

Sí, mientras el gasto siga en estado "Borrador". Al editarlo, si cambias la fuente de "Fondos personales" a una opción de la organización, el sistema limpia el campo "¿Quién pagó?" y vuelve el estado de reembolso a "No aplica".

¿Qué pasa si elimino un usuario que tenía gastos pendientes de reembolso?

El campo "¿Quién pagó?" queda vacío en los gastos asociados, pero los gastos no se eliminan ni cambian de estado. Conviene reembolsar al empleado antes de desactivar su cuenta.

¿Puedo registrar reembolsos parciales?

La versión actual solo soporta reembolsos completos en un solo pago. Si tu organización maneja parcialidades o compensación con planilla, registra una nota en el campo de notas del reembolso al marcarlo y considera abrir un caso para evaluar esa funcionalidad.

¿Los gastos reembolsados aparecen en el dashboard de gastos?

Sí. El estado de reembolso es independiente del estado de aprobación. Un gasto puede estar "Aprobado" y a la vez "Pendiente de reembolso" o "Reembolsado".

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