Reembolso de Compras Pagadas con Fondos Personales

Cómo registrar quién pagó cada gasto, dejar pendiente su reembolso y marcarlo como reembolsado cuando la organización le devuelva el dinero.

A veces un dueño o socio necesita comprar algo urgente y termina pagándolo con su propia tarjeta o efectivo: repuestos en la ferretería, la gasolina de un recorrido, insumos repuestos un sábado. Esta guía explica cómo registrar ese tipo de gastos en Fiscalízame, dejar trazabilidad de quién puso el dinero y marcarlo como reembolsado cuando la organización le devuelva el monto.

Esta funcionalidad está disponible para usuarios con el permiso expenses.create. Para marcar un gasto como reembolsado se necesita además el permiso expenses.reimburse, que por defecto tienen los roles Organization Owner, Organization Admin y Accountant.

Paso 1: Abrir el formulario de nuevo gasto

Desde el menú lateral, haz clic en "Gastos" y luego en el botón "Nuevo Gasto". Se abrirá la pantalla "Nuevo gasto", con tres secciones numeradas a la izquierda y el recuadro "Resumen" a la derecha:

  1. ¿Qué se compró? — proveedor, descripción y categoría
  2. Comprobante y monto — tipo de comprobante, total y fecha
  3. ¿Cómo se pagó? — la información clave en este flujo

El "Resumen" se actualiza mientras escribes: muestra el comprobante, el total (y el IVA acreditable si es un Crédito Fiscal) y lo que pasará con el pago al guardar.

Paso 2: Llenar los datos del gasto como siempre

Completa las dos primeras secciones con la información del comprobante físico (factura de consumidor final, ticket, recibo o crédito fiscal en papel):

  • Proveedor — obligatorio
  • Descripción — para qué fue la compra
  • Categoría — opcional, pero ayuda en los reportes
  • Tipo de comprobante — todas las opciones están a la vista; elige la que corresponde al comprobante recibido
  • Total (o Total con IVA si es Crédito Fiscal) y Fecha del comprobante, que propone el día de hoy

El N.º de documento, el NIT y el NRC del proveedor son opcionales y están en el apartado plegable "Número y datos fiscales del proveedor"; su encabezado muestra los valores escritos sin necesidad de abrirlo. Se abre solo al elegir "Crédito Fiscal (papel)", porque ese comprobante necesita el número y el NRC del proveedor.

Si el documento es "Crédito Fiscal (papel)", Fiscalízame desglosa el IVA inversamente del total y marca el gasto como deducible. Para los demás tipos (Factura de Consumidor Final, Recibo, Ticket de Caja, Sin Documento), el monto total se guarda como subtotal sin IVA recuperable. Debajo de los tipos de comprobante, una línea te recuerda cuál de los dos casos aplica.

Paso 3: Indicar de dónde salió el dinero

En la sección "¿Cómo se pagó?" encontrarás "¿De dónde salió el dinero?" con cuatro opciones visibles:

Opción Cuándo usarla
Cuenta de la organización Pago hecho desde la cuenta bancaria principal de la empresa (transferencia, débito automático).
Tarjeta corporativa Pago con una tarjeta de crédito o débito a nombre de la organización.
Caja chica Pago hecho con el efectivo del fondo de caja chica del establecimiento.
Fondos personales Alguien (normalmente un dueño o socio) pagó de su bolsillo y la organización le debe el monto.

Si eliges "Fondos personales", aparece el campo "¿Quién pagó?". Es obligatorio elegir a la persona que puso el dinero; debe tener un usuario en Fiscalízame (tu propio nombre aparece marcado con "(tú)"). El "Resumen" avisa en color ámbar:

"Quedará pendiente de reembolso a [nombre]."

Si no eliges a nadie en "¿Quién pagó?" mientras la fuente sea "Fondos personales", el formulario mostrará el error: "Debes indicar quién pagó cuando la fuente es fondos personales."

Fiscalízame recuerda en tu navegador la fuente de pago (y quién pagó) del último gasto que registraste, y la propone en el siguiente; puedes cambiarla con un clic.

La Forma de pago y las Observaciones son opcionales y están en "Más opciones", al final del formulario. Para finalizar, haz clic en el botón "Registrar gasto" del "Resumen".

Paso 4: Identificar gastos pendientes de reembolso

En el listado "Gastos", las pestañas "Todos", "Por reembolsar" y "Reembolsados" muestran cuántos gastos hay en cada estado. La pestaña "Por reembolsar" reúne los gastos pagados con fondos personales que la organización todavía debe, y su total aparece en el recuadro de cifras sobre la tabla.

El listado empieza con el período "Todas", así que un gasto viejo por reembolsar nunca queda oculto; usa "Este mes", "Mes pasado" u otro período para acotar la lista. La categoría y el tipo de documento están en "Más filtros".

En la columna "Pago", cada gasto pagado con fondos personales muestra una etiqueta en ámbar con el texto "Por reembolsar · Nombre de quien pagó".

Estados posibles del reembolso

stateDiagram-v2
    [*] --> NoAplica: Pago con fondos de la organización
    [*] --> Pendiente: Pago con fondos personales
    Pendiente --> Reembolsado: La organización devuelve el dinero
    NoAplica --> [*]
    Reembolsado --> [*]
Estado Cuándo aparece Cómo se ve en el listado
No aplica El gasto se pagó con fondos de la organización (banco, tarjeta corporativa o caja chica). El nombre de la fuente de pago, en gris
Pendiente de reembolso El gasto se pagó con fondos personales y todavía no se ha devuelto el dinero. Etiqueta ámbar "Por reembolsar"
Reembolsado La organización ya le devolvió el monto a quien pagó. Etiqueta verde "Reembolsado"

Paso 5: Marcar gastos como reembolsados

Cuando la organización ya le devolvió el monto a quien pagó, alguien con el permiso expenses.reimburse debe registrar el reembolso en el sistema. Hay tres formas:

Varios a la vez, desde la pestaña "Por reembolsar"

  • Abre la pestaña "Por reembolsar" del listado
  • Marca las casillas de los gastos que ya se devolvieron (la casilla del encabezado selecciona todos los de la pestaña)
  • En la barra que aparece, revisa cuántos gastos y qué monto seleccionaste, y haz clic en "Marcar N como reembolsados"

Uno, desde el menú de la fila

  • Abre el menú de acciones de la fila (los tres puntos)
  • Haz clic en "Marcar reembolsado"

Uno, con una nota, desde el detalle del gasto

  • Haz clic en el nombre del proveedor para abrir el detalle del gasto
  • Debajo del encabezado verás la etiqueta ámbar "Por reembolsar" y quién pagó
  • Haz clic en "Marcar reembolsado", el primer botón del encabezado
  • Escribe, si quieres, una Nota (por ejemplo, "transferencia del 21/10") y confirma

En cualquiera de los caminos, Fiscalízame te dice antes de confirmar qué monto se registrará como devuelto y a quién. Al confirmar, el gasto cambia su estado a "Reembolsado" y se registra automáticamente:

  • La fecha y hora del reembolso
  • El usuario que lo marcó como reembolsado
  • La nota del reembolso, si la escribiste en el detalle

La acción "Marcar reembolsado" solo aparece para gastos cuya fuente de pago sea "Fondos personales" y cuyo estado de reembolso sea "Pendiente de reembolso". Una vez marcado como reembolsado, el botón desaparece y el encabezado del detalle pasa a "Editar".

Paso 6: Auditar el historial de reembolsos

En el detalle de cualquier gasto reembolsado encontrarás:

  • Debajo del encabezado, la etiqueta verde "Reembolsado" con a quién se le devolvió y cuándo
  • En la tarjeta "Pago": "Pagado desde", "Pagado por", el estado del reembolso, la fecha y hora en que se registró, quién lo registró y la nota, si la hubo

Esta información queda permanente para auditoría: al editar un gasto ya reembolsado, la fuente de pago y quién pagó no se pueden cambiar.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar la fuente de pago después de registrar el gasto?

Sí, mientras el gasto no haya sido reembolsado. Al editarlo, si cambias la fuente de "Fondos personales" a una de las opciones de la organización, el sistema limpia el campo "¿Quién pagó?" y vuelve el estado de reembolso a "No aplica".

¿Qué pasa si elimino un usuario que tenía gastos pendientes de reembolso?

El campo "¿Quién pagó?" queda vacío en los gastos asociados, pero los gastos no se eliminan ni cambian de estado. Conviene registrar el reembolso antes de desactivar la cuenta de esa persona.

¿Puedo registrar reembolsos parciales?

La versión actual solo soporta reembolsos completos en un solo pago. Si tu organización maneja parcialidades, escribe una nota al marcarlo como reembolsado desde el detalle del gasto y considera abrir un caso para evaluar esa funcionalidad.

¿Los gastos reembolsados aparecen en el dashboard de gastos?

Sí. Un gasto cuenta en los totales desde que se registra, sin importar si su reembolso está "Pendiente" o ya fue "Reembolsado": el reembolso solo indica a quién le debe dinero la organización.

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