Registrar una Compra desde un DTE Recibido

Cómo convertir un DTE recibido (Crédito Fiscal, Sujeto Excluido o Factura) en un gasto registrado, con los datos del proveedor y los montos pre-llenados.

Cuando un proveedor te emite un Documento Tributario Electrónico (DTE) y tu organización lo recibe, ese documento representa una compra. En lugar de volver a digitar los datos en el formulario de gastos, Fiscalízame te permite crear el gasto a partir del DTE recibido con un solo clic, dejando el comprobante fiscal y el registro contable enlazados de forma permanente.

Esta funcionalidad solo está disponible para DTEs recibidos (cuando tu organización es la que compra). Los DTEs generados por tu organización (cuando tu organización vende) no pueden convertirse en gastos, ya que representan ingresos, no compras.

Tipos de DTE que puedes convertir en gasto

Solo los DTEs recibidos pueden convertirse en gastos. Los más comunes son:

Código Tipo de DTE Equivalente en el formulario de gasto
03 Comprobante de Crédito Fiscal (CCF) Crédito Fiscal (papel) — genera crédito fiscal de IVA
01 Factura de Consumidor Final Factura de Consumidor Final — sin crédito fiscal
14 Factura de Sujeto Excluido Factura de Consumidor Final — sin crédito fiscal
11 Factura de Exportación Factura de Consumidor Final — sin crédito fiscal
07 Comprobante de Retención Recibo — sin crédito fiscal

Solo los DTEs de tipo Crédito Fiscal (código 03) generan IVA recuperable. Los demás tipos se registran con el monto total como subtotal y cero IVA, ya que ese impuesto no es deducible para tu organización.

Paso 1: Abrir el listado de DTEs recibidos

Desde el menú lateral, haz clic en "DTEs". En la pestaña "Recibidos" verás todos los documentos fiscales que tu organización ha recibido o subido al sistema.

Para encontrar el DTE específico que quieres convertir en gasto, puedes usar los filtros disponibles:

  • Búsqueda — por número de control, código de generación o nombre del proveedor
  • Tipo de DTE — Crédito Fiscal, Sujeto Excluido, etc.
  • Rango de fechas — desde y hasta
  • Emisor — filtrar por proveedor específico

Paso 2: Crear el gasto desde el DTE

Localiza el DTE en la fila del listado y abre su menú de acciones (los tres puntos al final de la fila). Verás una de estas dos opciones:

  • "Registrar como gasto" — si todavía no se ha creado un gasto a partir de ese DTE
  • "Ver gasto registrado" — si ya existe un gasto enlazado a ese DTE

Haz clic en "Registrar como gasto". Se abrirá la pantalla "Nuevo gasto desde DTE [número de control corto]", con un aviso en la primera sección:

"Proveedor, monto y fecha vienen del DTE [número]. Solo falta la categoría y cómo se pagó."

El cursor queda directamente en "Categoría", que es lo primero que te toca elegir.

Paso 3: Revisar los datos pre-llenados

El formulario llega con la mayoría de los campos completos:

Campo Origen del DTE
Proveedor Nombre comercial del emisor (o razón social si no hay nombre comercial)
Descripción "Compra registrada desde DTE [número corto]" — puedes ajustarla
Tipo de comprobante Elegido automáticamente según el tipo de DTE
Total o Total con IVA Total de operación del DTE
Fecha del comprobante Fecha de emisión del DTE
N.º de documento, NIT y NRC del proveedor Número de control del DTE y datos del emisor (en el apartado plegable "Número y datos fiscales del proveedor", que muestra sus valores sin abrirlo)

El recuadro "Resumen" a la derecha muestra el comprobante elegido y el total; si es un Crédito Fiscal, también el Subtotal y el IVA acreditable. Además indica que el gasto está vinculado al DTE: los totales de compras cuentan el DTE una sola vez y el gasto solo agrega la categoría y quién pagó.

Aunque los datos vienen pre-llenados, puedes editarlos antes de guardar. Sin embargo, los montos vienen directamente del DTE transmitido al Ministerio de Hacienda, así que normalmente no deberías modificarlos para no romper la consistencia entre el comprobante fiscal y el registro contable.

Paso 4: Completar los campos manuales

Solo dos datos requieren tu atención antes de guardar:

  • Categoría — en la sección "¿Qué se compró?", elige la categoría de gasto que corresponde (servicios, insumos, transporte, etc.)
  • ¿De dónde salió el dinero? — en la sección "¿Cómo se pagó?", una de cuatro opciones visibles: Cuenta de la organización, Tarjeta corporativa, Caja chica o Fondos personales. Debajo se explica qué significa la opción elegida.

Si eliges "Fondos personales", aparece "¿Quién pagó?" para elegir a la persona que puso el dinero, y el "Resumen" avisa que el gasto quedará pendiente de reembolso a esa persona.

La Forma de pago (efectivo, transferencia, tarjeta, etc.) y las Observaciones son opcionales y están en "Más opciones", al final del formulario.

Para más detalles del flujo de reembolso, consulta la guía Reembolso de Compras Pagadas con Fondos Personales.

Haz clic en el botón "Registrar gasto" del "Resumen" para guardar.

Paso 5: Verificar el enlace entre el DTE y el gasto

Una vez creado, los dos registros quedan permanentemente enlazados:

Desde el listado de DTEs

En la fila del DTE recibido, el menú de acciones ahora muestra "Ver gasto registrado" en lugar de "Registrar como gasto". Hacer clic en esa opción abre directamente el detalle del gasto.

Desde el detalle del gasto

En la línea de estado, debajo del encabezado, aparece el enlace "Desde DTE [número de control corto]", y en la columna derecha la tarjeta "DTE de origen" con el texto:

"Creado a partir del DTE recibido [número de control corto]."

El número del DTE es un enlace que abre el detalle del documento original.

Reglas de validación

Fiscalízame aplica las siguientes reglas para mantener la integridad de los datos:

Regla Comportamiento
Solo DTEs recibidos Al intentar crear un gasto desde un DTE generado, el sistema responde con el error: "Solo los DTEs recibidos pueden registrarse como gasto."
Un gasto por DTE Cada DTE puede tener como máximo un gasto enlazado. Si ya existe, el sistema responde: "Este DTE ya tiene un gasto registrado."
Misma organización El DTE y el gasto deben pertenecer a la misma organización.

Estas validaciones se aplican tanto en la interfaz como a nivel del modelo de datos, lo que garantiza que ningún proceso interno (importaciones masivas, integraciones futuras, scripts de migración) pueda romper la regla de "un DTE recibido = máximo un gasto".

Preguntas frecuentes

¿Puedo crear un gasto desde un DTE rechazado por el MH?

Sí. La validez fiscal del DTE ante el Ministerio de Hacienda es independiente del registro contable interno. Si recibiste un DTE pero el MH lo rechazó, igual puedes registrarlo como gasto para tu contabilidad y solicitar al proveedor que retransmita un DTE corregido.

¿Qué pasa si elimino el DTE original?

El gasto enlazado conserva todos sus datos, pero la tarjeta "DTE de origen" deja de aparecer. Por eso conviene no eliminar DTEs aceptados por el MH (la regla de Fiscalízame ya lo bloquea automáticamente).

¿Puedo enlazar un DTE a un gasto que ya existe?

No directamente desde la interfaz. Si ya creaste un gasto manualmente y luego recibes el DTE del mismo proveedor, lo más limpio es eliminar el gasto manual y volver a crearlo desde la opción "Registrar como gasto" del DTE.

¿Cómo se ve el gasto en el dashboard?

Igual que cualquier gasto manual. La columna "Pago" del listado muestra una pequeña etiqueta con el texto "Desde DTE" para identificar rápidamente cuáles vienen de un DTE recibido.

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