Cotizaciones

Cómo crear, enviar, aceptar, duplicar y convertir cotizaciones en órdenes de venta.

Esta guía explica cómo crear, enviar, dar seguimiento y convertir cotizaciones en Fiscalízame. Una cotización (también llamada presupuesto o propuesta) es un documento no fiscal que presenta precios a un cliente antes de concretar la venta. No genera DTE, no afecta el inventario ni la contabilidad hasta que se convierte en una orden de venta.

El módulo de Cotizaciones está disponible únicamente en los planes Profesional y Empresarial. Si no ve la opción en el menú lateral, contacte al administrador para actualizar su plan.

Requisitos Previos

  • Tener al menos un producto activo registrado (ver Cómo Agregar Productos)
  • Tener al menos un cliente registrado si desea asociar la cotización a un cliente del catálogo (ver Cómo Agregar Clientes)
  • Contar con el permiso quotations.view para consultar y quotations.create para crear cotizaciones

Paso 1: Acceder al Módulo de Cotizaciones

Abra la sección de Cotizaciones

  1. En el menú lateral, haga clic en "Cotizaciones"
  2. Verá la lista de cotizaciones de su organización con su número, cliente, fechas, total y estado
  3. Para crear una nueva, haga clic en el botón "Nueva Cotización" en la esquina superior derecha

Paso 2: Registrar los Datos del Destinatario

Seleccione el cliente o escriba los datos del destinatario

En el formulario puede elegir un cliente del catálogo en el campo "Cliente", o capturar manualmente los datos del destinatario si aún no existe en su lista.

Al seleccionar un cliente del catálogo, el sistema:

  • Copia automáticamente el nombre, razón social, documento (NIT/DUI), correo electrónico, teléfono y dirección
  • Resuelve los precios de los productos según la lista de precios asignada a ese cliente (por ejemplo, mayorista o minorista)

Si cambia de cliente después de haber agregado productos, los precios se vuelven a calcular automáticamente con la tarifa del nuevo cliente. Esta lógica reutiliza el mismo motor que usa el módulo de Órdenes, garantizando consistencia entre la cotización y la venta final.

Paso 3: Agregar Productos y Descuentos

Liste los productos cotizados

Agregue cada producto indicando la cantidad, el precio unitario con IVA y, si aplica, el porcentaje de descuento por línea.

Fiscalízame permite dos tipos de descuento, pero son mutuamente excluyentes:

  • Descuento por línea: aplica un porcentaje distinto a cada ítem.
  • Descuento global: aplica un único porcentaje al total de la cotización.

No puede combinar ambos tipos de descuento en la misma cotización. Si intenta guardar con descuentos por línea y descuento global, el formulario mostrará un error de validación.

Paso 4: Configurar Vigencia, Notas y Términos

Establezca la fecha de validez y textos del documento

  • Fecha de emisión: por defecto es el día actual.
  • Válida hasta: por defecto 15 días después de la emisión. Puede ajustarla según el compromiso con el cliente.
  • Notas: texto visible en el PDF, ideal para condiciones comerciales puntuales.
  • Términos y condiciones: texto más formal que se imprime al pie del documento.

Una vez vencida la fecha de validez, una tarea programada marca la cotización como Vencida automáticamente si aún estaba en estado Borrador o Enviada.

Paso 5: Enviar la Cotización al Cliente

Comparta la cotización por correo o enlace

Desde la vista de detalle de la cotización encontrará los siguientes botones:

  • "Ver PDF": abre el documento en una nueva pestaña.
  • "Descargar PDF": descarga el archivo con el logotipo de su organización y un código QR que apunta al enlace público de la cotización.
  • "Enviar por correo": envía el PDF adjunto al correo del destinatario y marca la cotización como Enviada. El correo incluye un botón "Ver cotización en línea" que lleva al enlace público sin requerir inicio de sesión.

Justo debajo de las acciones, aparece el recuadro "Enlace público para el cliente" con el botón "Copiar enlace". Puede usarlo para compartir la cotización por cualquier otro medio (WhatsApp, Telegram, SMS, etc.).

Cada cotización tiene un token único de 48 caracteres en su enlace público. El token se genera automáticamente al crear el documento y no puede adivinarse. Cuando el cliente abre el enlace por primera vez, el sistema registra la fecha y hora en el campo "Vista por el cliente", visible en la sección de Vigencia, para que su equipo de ventas sepa cuándo fue consultada.

Paso 6: Registrar la Respuesta del Cliente

Marque el resultado del seguimiento

Cuando el cliente confirme o descarte la propuesta, registre el resultado con los botones correspondientes:

  • "Marcar como aceptada": mueve la cotización al estado Aceptada y guarda la fecha de aceptación.
  • "Marcar como rechazada": mueve la cotización al estado Rechazada.

Estas acciones están disponibles solo mientras la cotización está en Borrador o Enviada. Una cotización ya convertida no puede cambiar de estado.

Paso 7: Convertir la Cotización en Orden de Venta

Genere la orden a partir de la cotización

Cuando el cliente confirme la compra, haga clic en "Convertir a orden". Se abrirá un panel con dos opciones obligatorias:

  • "Método de pago": Efectivo, Tarjeta de débito, Tarjeta de crédito, Transferencia bancaria, Cheque o Cuentas por cobrar.
  • "Estado inicial de la orden": Borrador (revisar antes) para revisar la orden antes de emitir el DTE, o Confirmada para dejarla lista de inmediato.

Al hacer clic en "Confirmar conversión", Fiscalízame:

  1. Crea una nueva orden con los mismos productos, cantidades, precios y descuentos de la cotización.
  2. Marca la cotización como Convertida y guarda la fecha de conversión.
  3. Deja un enlace cruzado: desde la cotización verá un banner con el número de la orden creada, y desde la orden verá un enlace "Generada desde cotización" apuntando al documento original.

Solo se pueden convertir cotizaciones que tengan un cliente registrado (no destinatarios capturados manualmente). Si necesita convertir una cotización con destinatario manual, primero agregue al cliente al catálogo y edite la cotización antes de convertirla.

Acciones Adicionales

Duplicar una cotización

Desde la vista de detalle, el botón "Duplicar" crea una copia exacta de la cotización en estado Borrador, con un nuevo número correlativo, un enlace público nuevo y una vigencia de 15 días a partir de hoy. Es útil para clientes recurrentes que piden propuestas similares o cuando necesita presentar variaciones de una misma oferta.

Editar o eliminar

  • El botón "Editar" está disponible únicamente mientras la cotización esté en estado Borrador.
  • El botón "Eliminar" desactiva la cotización (borrado lógico). No puede eliminar cotizaciones ya convertidas en orden.

Filtrar y Buscar Cotizaciones

La pantalla principal del módulo cuenta con filtros para ubicar rápidamente cualquier cotización:

  • "Búsqueda": busca por número de cotización, nombre del cliente, razón social o correo electrónico.
  • "Estado": Borrador, Enviada, Aceptada, Rechazada, Vencida o Convertida.
  • "Cliente": lista todos los clientes registrados de su organización.

Al hacer clic en "Más filtros" se despliegan opciones adicionales:

  • "Desde" y "Hasta": acotan el resultado por fecha de emisión.
  • "Monto mínimo" y "Monto máximo": filtran por el total calculado a partir de los ítems de cada cotización.
  • "Limpiar filtros": restablece todos los filtros a su valor por defecto.

Los filtros se reflejan en la URL, así que puede guardar un enlace con una búsqueda específica (por ejemplo, todas las cotizaciones Enviadas de un cliente durante marzo) para volver a ella rápidamente.

Ciclo de Vida de una Cotización

Una cotización recorre los siguientes estados durante su ciclo de vida:

  • Borrador: estado inicial. Se puede editar libremente.
  • Enviada: después de usar "Enviar por correo". Ya no se puede editar.
  • Aceptada: el cliente confirmó la propuesta, pero aún no se ha generado la orden.
  • Rechazada: el cliente descartó la propuesta.
  • Vencida: se pasó la fecha de validez sin respuesta.
  • Convertida: la cotización dio origen a una orden de venta.

Preguntas Frecuentes

¿La cotización aparece en mis reportes contables?

No. Una cotización no genera DTE, no mueve inventario y no se registra en cuentas por cobrar hasta que se convierte en orden de venta.

¿Cómo sé si el cliente abrió la cotización?

Cuando el cliente abre el enlace público (ya sea desde el botón "Ver cotización en línea" del correo o desde el enlace copiado), la pantalla de detalle muestra la leyenda "Vista por el cliente el ..." con la fecha y hora de la primera apertura.

¿Puedo reenviar una cotización vencida?

Sí. Use "Duplicar" para crear un nuevo borrador con vigencia fresca de 15 días, ajuste lo que necesite y envíelo nuevamente.

¿Puedo modificar el método de pago después de convertirla?

Sí, el método de pago y el estado inicial se eligen al momento de conversión, pero pueden modificarse después desde la orden generada, siguiendo las reglas normales de edición de órdenes.