Control de Horas
Cómo habilitar la marcación de horas, registrar entradas y salidas de empleados, y aprobar los registros de tiempo.
Esta guía explica cómo habilitar el control de horas, cómo los empleados registran sus entradas y salidas, y cómo los administradores gestionan y aprueban los registros de tiempo. Las horas trabajadas alimentan directamente el cálculo de nómina.
Paso 1: Habilitar el Control de Horas
Active la función para su organización
- El control de horas está desactivado por defecto
- Un administrador de la plataforma puede activarlo desde la configuración de funciones de la organización
- Una vez activo, verá la opción "Control de Horas" en el menú lateral, dentro de la sección de gestión
Si no ve la opción en el menú, verifique que la función esté habilitada para su organización y que su rol tenga el permiso de gestión de marcaciones.
Paso 2: Configurar los Empleados
Indique qué empleados registran tiempo
Cada empleado tiene el campo "Registra Tiempo", activo por defecto. Cuando está activado, el empleado podrá:
- Registrar su hora de entrada y salida
- Acumular horas trabajadas que se reflejan en su perfil
- Generar registros de tiempo para los cálculos de nómina
Desactive esta opción para empleados cuya compensación es fija y no requiere control de horas, como contratistas con tarifa por proyecto.
Paso 3: Marcar Asistencia (Empleado)
Registre su entrada y salida
Los empleados con una cuenta de usuario vinculada verán la opción "Marcar Asistencia" en el menú lateral:
- Registrar Entrada: un solo toque registra el inicio de la jornada con la hora actual, que se muestra en pantalla en tiempo real. Si necesita otra hora, use la opción "Ingresar otra hora de entrada"
- Registrar Salida: mientras trabaja, la pantalla muestra un cronómetro con el tiempo transcurrido. Al salir, seleccione el descanso tomado con los botones rápidos (sin descanso, 15, 30, 45 minutos o 1 hora) y confirme con un toque; el total de horas a registrar se muestra antes de confirmar. Para ajustar la hora de salida o agregar una nota, use "Ajustar hora de salida o agregar nota"
- Registro Manual: permite ingresar una jornada completa (entrada y salida) que olvidó marcar en su momento
La pantalla también muestra las horas acumuladas del día, de la semana y del mes, junto con los registros más recientes. Si un registro lleva más de 12 horas abierto, la pantalla le sugerirá ajustar la hora de salida por si olvidó marcar.
No es posible registrar horas en el futuro ni tener dos entradas abiertas al mismo tiempo. Si olvidó marcar su salida, utilice la salida manual o solicite la corrección a un administrador.
Paso 4: Gestionar los Registros (Administrador)
Administre las marcaciones de todo el personal
Los usuarios con el permiso de gestión de marcaciones pueden, desde "Control de Horas":
- Ver todos los registros de tiempo con filtros por empleado, rango de fechas y estado
- Marcar entrada y salida en nombre de un empleado
- Crear, editar y eliminar registros manuales
- Clasificar los registros como jornada regular, hora extra o día festivo
Paso 5: Aprobar los Registros de Tiempo
Valide las horas antes de calcular la nómina
Cada registro completado puede ser aprobado por un administrador. La aprobación deja constancia de quién validó el registro y cuándo lo hizo.
Revise y apruebe los registros de tiempo antes de generar el período de nómina, así el cálculo de horas trabajadas queda respaldado por registros validados.
Paso 6: Avisos Automáticos de Marcaciones Faltantes
El sistema le recuerda al empleado que no marcó
Al final de cada día laboral (por defecto a las 6:00 p. m., hora de El Salvador), el sistema revisa quiénes registran tiempo y envía un correo a cada empleado que no registró ninguna marcación ese día. El correo incluye un enlace directo a la pantalla de marcación para que pueda registrar su jornada el mismo día.
El aviso llega a la dirección de la cuenta de usuario vinculada al empleado; si el empleado no tiene cuenta de usuario, se envía al correo registrado en su ficha. Un empleado sin ninguna de las dos direcciones no recibe aviso.
Cuándo NO se envía el aviso
El sistema no molesta a nadie por un día que no correspondía trabajar:
- Días de asueto nacionales: Año Nuevo, Día del Trabajo, Día de la Madre, Día del Padre, Fiestas Agostinas, Día de la Independencia, Día de los Difuntos y Navidad
- Semana Santa: jueves, viernes y sábado santos, cuyas fechas cambian cada año y el sistema calcula automáticamente
- Días en que su organización está cerrada: las fechas que agregue como cierres de la organización (fiesta patronal, cierres puntuales)
- Días fuera de su semana laboral: si configuró el horario de atención de su organización, se respeta ese horario semanal, así que un negocio que abre los sábados sí recibe el aviso ese día. Si no tiene horario configurado, la semana laboral se toma de lunes a viernes
Tampoco se envía a quien marcó entrada pero olvidó marcar salida: ese caso lo resuelve el cierre automático de marcaciones, que cierra el registro y lo deja pendiente de revisión.
Puede consultar el calendario completo del año —asuetos nacionales, Semana Santa y los cierres propios de su organización— en Mi Organización, pestaña de configuración, sección "Días de asueto y cierres". Es el mismo calendario que usa el cálculo de nómina para separar las horas ordinarias de las extras.
El empleado que estuvo de vacaciones, con permiso o incapacidad también recibirá el aviso, porque el sistema solo sabe que no hubo marcación. El correo se lo explica y le indica que avise a su jefatura si corresponde justificar la ausencia.