Gestión de Empleados

Cómo registrar empleados, configurar compensación y vincularlos a cuentas de usuario.

Esta guía explica cómo registrar empleados, configurar su compensación y vincularlos opcionalmente a cuentas de usuario del sistema. El módulo de empleados permite llevar un control del personal de su organización, incluyendo control de asistencia y nómina.

Paso 1: Acceder al Módulo de Empleados

Navegue a la sección de Empleados

  • En el menú lateral, haga clic en "Administración"
  • Seleccione "Empleados"
  • Verá la lista de empleados de su organización con su estado, departamento y tipo de empleo

Desde esta pantalla también puede acceder a la gestión de Entradas de Tiempo y Nómina si tiene los permisos correspondientes.

Paso 2: Registrar un Empleado

Complete la información del empleado

Haga clic en "Nuevo Empleado" y complete los campos del formulario:

Información PersonalCampoObligatorioDescripciónNombreSíNombre(s) del empleadoApellidoSíApellido(s) del empleadoCorreo ElectrónicoNoCorreo de contacto del empleadoTeléfonoNoNúmero de teléfono de contactoTipo de DocumentoNoDUI, NIT o PasaporteNúmero de DocumentoNoNúmero del documento de identificaciónInformación LaboralCampoObligatorioDescripciónTipo de EmpleoSíTiempo Completo, Medio Tiempo o ContratistaEstadoSíActivo, Inactivo o TerminadoDepartamentoNoÁrea o departamento donde trabajaCargoNoPuesto que desempeñaFecha de IngresoSíFecha en que inició labores

Paso 3: Configurar la Compensación

Defina el esquema de pago del empleado

El sistema ofrece dos formas de definir la compensación, que determinan cómo se calcula la nómina:

CampoDescripciónTarifa por HoraMonto que se paga por cada hora trabajada. Si se define, se usa directamente para el cálculo de nóminaSalario MensualMonto fijo mensual. Si no se define tarifa por hora, el sistema calcula automáticamente la tarifa dividiendo el salario entre las horas mensuales objetivoHoras Mensuales ObjetivoCantidad de horas esperadas por mes. Si no se especifica, se usan 160 horas (estándar de jornada completa)Frecuencia de PagoSemanal, Quincenal o Mensual

Si solo conoce el salario mensual del empleado, ingréselo y el sistema calculará automáticamente la tarifa por hora. Por ejemplo, un salario de $800.00 mensuales con 160 horas objetivo resulta en una tarifa de $5.00/hora.

Si define ambos valores (tarifa por hora y salario mensual), la tarifa por hora toma precedencia para los cálculos de nómina.

Paso 4: Vincular a una Cuenta de Usuario (Opcional)

Asocie el empleado a un usuario del sistema

Puede vincular un empleado a una cuenta de usuario existente del sistema. Esto es completamente opcional y depende de si el empleado necesita acceso al sistema.

EscenarioVincular UsuarioEjemploEmpleado opera el sistemaSíVendedores, cajeros, administradoresEmpleado no usa el sistemaNoBodegueros, repartidores, personal de limpieza

Vincular un empleado a un usuario permite asociar automáticamente sus entradas de tiempo y registros de nómina con su cuenta del sistema.

Paso 5: Control de Asistencia

Configure el rastreo de tiempo del empleado

El campo "Registra Tiempo" controla si el empleado puede registrar entradas y salidas (clock in/out). Esta opción está activa por defecto.

Cuando está activado, el empleado podrá:

  • Registrar su hora de entrada y salida
  • Acumular horas trabajadas que se reflejan en su perfil
  • Generar reportes de tiempo para cálculos de nómina

Desactive esta opción para empleados cuya compensación es fija y no requiere control de horas, como contratistas con tarifa por proyecto.

Paso 6: Desactivar y Restaurar Empleados

Administre el ciclo de vida del empleado

Desactivar un empleadoCuando un empleado deja la organización, puede desactivarlo desde la página de detalle del empleado. El registro se conserva para:

  • Mantener el historial de entradas de tiempo
  • Preservar los registros de nómina para auditoría
  • Poder restaurar al empleado si regresa

Restaurar un empleadoSi necesita reactivar un empleado desactivado, puede restaurarlo desde la lista de empleados. El empleado recuperará su información y vínculos previos.

Al terminar la relación laboral, cambie el estado del empleado a "Terminado" y registre la fecha de terminación para mantener un historial preciso.

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