Gestión de Empleados
Cómo registrar empleados, configurar compensación y vincularlos a cuentas de usuario.
Esta guía explica cómo registrar empleados, configurar su compensación y vincularlos opcionalmente a cuentas de usuario del sistema. El módulo de empleados permite llevar un control del personal de su organización, incluyendo control de asistencia y nómina.
Paso 1: Acceder al Módulo de Empleados
Navegue a la sección de Empleados
- En el menú lateral, haga clic en "Administración"
- Seleccione "Empleados"
- Verá la lista de empleados de su organización con su estado, departamento y tipo de empleo
Desde esta pantalla también puede acceder a la gestión de Entradas de Tiempo y Nómina si tiene los permisos correspondientes.
Paso 2: Registrar un Empleado
Complete la información del empleado
Haga clic en "Nuevo Empleado" y complete los campos del formulario:
Información Personal
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre | Sí | Nombre(s) del empleado |
| Apellido | Sí | Apellido(s) del empleado |
| Correo Electrónico | No | Correo de contacto del empleado |
| Teléfono | No | Número de teléfono de contacto |
| Tipo de Documento | No | DUI, NIT o Pasaporte |
| Número de Documento | No | Número del documento de identificación |
Información Laboral
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Tipo de Empleo | Sí | Tiempo Completo, Medio Tiempo o Contratista |
| Estado | Sí | Activo, Inactivo o Terminado |
| Departamento | No | Área o departamento donde trabaja |
| Cargo | No | Puesto que desempeña |
| Fecha de Ingreso | Sí | Fecha en que inició labores |
Paso 3: Configurar la Compensación
Defina el esquema de pago del empleado
El sistema ofrece dos formas de definir la compensación, que determinan cómo se calcula la nómina:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Tarifa por Hora | Monto que se paga por cada hora trabajada. Si se define, se usa directamente para el cálculo de nómina |
| Salario Mensual | Monto fijo mensual. Si no se define tarifa por hora, el sistema calcula automáticamente la tarifa dividiendo el salario entre las horas mensuales objetivo |
| Horas Mensuales Objetivo | Cantidad de horas esperadas por mes. Si no se especifica, se usan 160 horas (estándar de jornada completa) |
| Frecuencia de Pago | Semanal, Quincenal o Mensual |
Si solo conoce el salario mensual del empleado, ingréselo y el sistema calculará automáticamente la tarifa por hora. Por ejemplo, un salario de $800.00 mensuales con 160 horas objetivo resulta en una tarifa de $5.00/hora.
Si define ambos valores (tarifa por hora y salario mensual), la tarifa por hora toma precedencia para los cálculos de nómina.
Paso 4: Vincular a una Cuenta de Usuario (Opcional)
Asocie el empleado a un usuario del sistema
Puede vincular un empleado a una cuenta de usuario existente del sistema. Esto es completamente opcional y depende de si el empleado necesita acceso al sistema.
| Escenario | Vincular Usuario | Ejemplo |
|---|---|---|
| Empleado opera el sistema | Sí | Vendedores, cajeros, administradores |
| Empleado no usa el sistema | No | Bodegueros, repartidores, personal de limpieza |
Vincular un empleado a un usuario permite asociar automáticamente sus entradas de tiempo y registros de nómina con su cuenta del sistema.
Paso 5: Control de Asistencia
Configure el rastreo de tiempo del empleado
El campo "Registra Tiempo" controla si el empleado puede registrar entradas y salidas (clock in/out). Esta opción está activa por defecto.
Cuando está activado, el empleado podrá:
- Registrar su hora de entrada y salida
- Acumular horas trabajadas que se reflejan en su perfil
- Generar reportes de tiempo para cálculos de nómina
Desactive esta opción para empleados cuya compensación es fija y no requiere control de horas, como contratistas con tarifa por proyecto.
Paso 6: Desactivar y Restaurar Empleados
Administre el ciclo de vida del empleado
Desactivar un empleado
Cuando un empleado deja la organización, puede desactivarlo desde la página de detalle del empleado. El registro se conserva para:
- Mantener el historial de entradas de tiempo
- Preservar los registros de nómina para auditoría
- Poder restaurar al empleado si regresa
Restaurar un empleado
Si necesita reactivar un empleado desactivado, puede restaurarlo desde la lista de empleados. El empleado recuperará su información y vínculos previos.
Al terminar la relación laboral, cambie el estado del empleado a "Terminado" y registre la fecha de terminación para mantener un historial preciso.
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